من مزايا مذكرة الإحاطة أنها لا تتطلب استجابة فورية؛ نظرًا لاختلاف أنواع الكتابات الوظيفية، يختلف القالب المستخدم لكل نوع، مما يعكس الاختلافات والتنوع في الأغراض المرغوبة لهذه الكتابات.
والمنظمات التي سيتم تقديمها إليها، وأحد أنواع كتابة الوظائف التي سيتم التعرف عليها في هذه المقالة هي مذكرة الإحاطة.
فهي نوع من الكتابة الوظيفية التي تُستخدم لجمع المعلومات حول قضية معينة وتقديم نظرة عامة عليها وخطة العمل والتقدم وأهم عناصرها.
تواصل معنا عبر تطبيق واتس آب للحصول على خدمة كتابة مذكرة الإحاطة، وغيرها من الخدمات بما فيها كتابة الطلبات، على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
مذكرة الإحاطة قابلة للمقارنة مع التقرير، باستثناء اختلاف واحد وهو الهيكلية؛ لأن المذكرة الداخلية والتقرير متشابهان من نواح كثيرة ومع ذلك، فلكل منها مجموعة متطلباتها ومعاييرها التي تميزها؛ على سبيل المثال، يختلف شكل المذكرة الداخلية عن شكل التقرير:
مذكرة الإحاطة يمكن إجراء تغييرات عليه بعد حفظه وعلاوة على ذلك، نظرًا لأن المذكرة الداخلية لا تحتاج إلى الخوض في التفاصيل، فيمكن إعدادها في أسرع وقت ممكن مع تضمين المواد بطريقة أبسط ويمكن إجراؤها في فترة زمنية أقصر من التقرير.
المذكرة نوع من الكتابة التي تم استخدامها منذ العصور القديمة، وهي مقتصرة على الأحداث اليومية للشخص. كما تم استخدامه لكتابة القصص حول أهم المعلومات والبطولات التي حققتها الشخصيات التاريخية، وكان يستخدم بشكل أساسي في سرد القصص.
تنوّعت أشكال المذكرات لتشمل أنواعًا مختلفة، أبرزها المذكرات الشخصية التي تُشبه بطاقة هوية، حيث تُلخص إنجازات الشخص وبياناته.
وتُعدّ المذكرة الداخلية نوعًا فريدًا من المذكرات، إذْ تُشترك مع التقارير في بعض الصفات، بينما تتميّز بخصائص تميّزها عن غيرها.
يعد شكل مذكرة الإحاطة من أهم العناصر التي تفصلها عن أنواع التقارير الأخرى، بالإضافة إلى أن القدرة على تعديلها في أي لحظة تشجع العديد من الموظفين على استخدامها حتى يتم الانتهاء من التقرير بشكل صحيح.
أهداف مذكرة الإحاطة:
- تمييز أي شيء أو نقاط معينة.
- وصف دقيق لطبيعة العمل.
- قد تحل قراءة كتاب، على سبيل المثال وفي بعض الأحيان محل الأهداف التعليمية للقارئ حول مختلف الموضوعات أو البروتوكولات أو اللوائح، حيث يمكنهم تسليط الضوء على موضوع كامل أو جزء منه باختصار ومع الحقائق والأدلة الداعمة.
- تقديم نظرة عامة مصورة عن مشكلة أو موقف.
مثال على رسالة إحاطة مصممة لجذب الانتباه:
الحديث ليس عن الإجراء الكامل -هذا يسمى تقرير- ولكن قد يتم لفت انتباه المرؤوسين إلى جوانب معينة في المشكلة. على سبيل المثال، مشكلة نقص الأدوات أو الجوانب الأساسية التي تؤدي إلى الفشل في تحقيق الغرض من النشاط، أو أسباب العقبات أمام التجربة.
كتابة مذكرة إحاطة:
كتابة المذكرات الداخلية هي إحدى أبسط مسؤوليات المسؤول؛ يعد إعداد مذكرة الإحاطة أبسط وأسهل من إعداد التقرير، وإليك كيفية القيام بذلك:
- يجب تضمين المعلومات التالية في بداية المذكرة:
- (المرسل، المرسل إليه، الموضوع، والتاريخ)
- تجنب مقدمات مثل: (تحية، سموّك، إلخ).
- ابدأ في كتابة المعلومات مباشرةً باستخدام عبارات مثل “أبلغك” و “مُقدَّم”.
- يجب ألا تزيد فقرات مذكرة الإحاطة على 5 أسطر، هذا للحفاظ على انتباه القارئ إذا كانت الرسالة طويلة وغنية بالمعلومات.
- يجب تقديم الدليل لدعم مذكرة الإحاطة.
- تجنب عبارات مثل (وفقًا لمناقشتنا)، وكذلك المصطلحات الصعبة والتقنية التي لن يكون لها تأثير على التأكيدات ولن تفيد القارئ. من المستحسن تجنبها، خاصة إذا كانت معرفة القارئ لا تعزز الفهم.
- يمكن أن تبدأ المذكرة بموجز نقطي ثم تتوسع إلى عنوان جديد يفضّل الحدث في كل مرحلة.
- تجنب التعميمات والمعلومات التي لا تدعم الحقائق.
- استخدم لغة واضحة ومباشرة للقراءة والفهم.
- يتم اختيار الضمائر (أنا، نحن) عندما تكون الرسالة موجهة إلى شخص توجد معه علاقة شخصية من أي نوع.
- يجب ألا تزيد مذكرة الإحاطة على صفحتين على الأكثر ومع ذلك، إذا كانت عارضة بشكل مفرط، فقد يحيد البعض عن هذه القاعدة. تكمن فائدة هذا النوع من المذكرات في أنها تصل إلى النقطة الصحيحة دون أن تنحرف عنها قضايا أخرى أو معلومات غريبة. بدلاً من ذلك، تركز المحادثة على فكرة واحدة، مما يجعلها مميزة ومختصرة في كثير من الأحيان.
نموذج مذكرة الاحاطة
شركة ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى/
من/
الموضوع/
التاريخ/
نأسف لإعلامك بأن الطلب الذي تلقيته مؤخرًا في…. /…. /…. قد تم رفضه؛ لعدم استيفاء المتطلبات المتفق عليها للاستلام، ومخالفة المواصفات في:………………………….
تم تجنب مقاطعات سير العمل من خلال التعاون مع…………. وسار كل شيء على ما يرام. وبخصوص الأمر، اعتذرت شركة المقاولات واستلمت مبلغ التعويض المتفق عليه وهو………..
التوقيع: ………………….
امثله مذكرة الاحاطة
يمكنك الحصول على نموذج جاهز كمثال على مذكرة الإحاطة من موقعنا. مذكرة الإحاطة لها شكلها الخاص الذي يختلف بشكل واضح عن إطار العمل المستخدم في صياغة التقارير، وهذا ما يميزها عن غيرها:
- التحقق السريع من المعلومات.
- يعطي ملخصًا موجزًا.
- لا يقدم قائمة بالتفاصيل.
- يمكن حفظها واسترجاعها كما هو مطلوب.
- لست بحاجة لإنهائه بسرعة.
انواع مذكرة الاحاطة
تختلف المذكرات الداخلية حسب الهدف المقصود والجهة التي أرسلتها. فيما يلي بعض أكثر أشكال المذكرات الداخلية شيوعًا:
- رسالة تهنئة أو شكر: وهي موجهة للأشخاص الذين قاموا بعمل جيد وميزوا أنفسهم.
- ملاحظة الاستفسار: يتم استخدامها بشكل متكرر للاستعلام عن حقائق غير معروفة فيما يتعلق بخطة وإجراءات العمل.
- يتم تسليم مذكرة إحاطة للفت الانتباه إلى نقطة معينة.
- مذكرة المعلومات: وثيقة تزود الأفراد بجميع المعلومات التي يحتاجون لمعرفتها حول سير العمل.
شرح معنى مذكرة الاحاطة
يعتبر حق الدفاع حقًا أصيلاً وأحد الحقوق الأساسية، وجميع الدساتير الدولية تمنحه لجميع المتقاضين أمام جميع المراجع القانونية. سواء كان هذا الدفاع شفهيًا أو مكتوبًا، فهو حق لا يمكن إنكاره وهو أحد الضمانات الأساسية المطلوبة لمحاكمة عادلة.
وحتى لو كان الدفاع الأولي شفهيًا، فيمكن ذكره كتابةً في مذكرة الإحاطة، كما هو الحال في كثير من الأحيان في الأمور المدنية والتجارية. وبالمثل، في حالة مطالبة الدفاع بتدوين دفاعه، كما في الإجراءات الجنائية.
تُبنى المذكرات القانونية على أسس ومبادئ راسخة، تتطلب منا فهمًا عميقًا لخصائصها وضوابطها، إلى جانب امتلاك القدرات اللازمة لِصياغتها بشكلٍ مُحكم.
ولن يتسنّى لنا تحقيق ذلك إلا باتباع نهجٍ علميٍّ سليمٍ، واعتماد أسلوبٍ قانونيٍّ دقيقٍ خالٍ من أيِّ غموضٍ أو لبسٍ، وذلك سعيًا وراء تحقيق الهدف الأسمى، ألا وهو كشف الحقيقة.
نتيجة لذلك، من أجل إنشاء مذكرة قانونية تنطوي على الكرامة، يجب وضعها في إطار دقيق ومرجح ينقل قيمتها إلى القارئ. وقد اختلفت تعريفات المذكرات القانونية ومذكرة الإحاطة للدفاع على وجه الخصوص.
وبعضها يعرفها: “إنها مذكرة مكتوبة تحتوي على دوافع شكلية أو موضوعية للملاحقة الجنائية وتقدم هذه المذكرة خلال الجلسة بعد استكمال المرافعات لتأييد الدفوع وإيضاح أو تصحيح أو تكميل لما حدث خلال الجلسة “.
ويقدم مقترحات محددة للمحكمة للنظر فيها أثناء المناقشة بالإضافة إلى تقييم للحقائق والأدلة التي قد تؤدي إلى إصدار حكم عادل. يجب على الكيانات الإدارية، بما في ذلك الوكالات والشركات الحكومية، التي تعمل وفقًا لأنشطة أو توجهات إدارية أو اقتصادية أو تجارية أو غيرها من الأنشطة أو التوجهات الأخرى، تتبع وتوثيق ما يحدث هناك.
فيما يتعلق بالمعاملات والحقائق، احتفظ بهذه المعلومات حتى تتمكن من الوصول إليها لاحقًا. لأنهم قد يحمون البيانات، فإن كتابة وإنتاج التقارير والمذكرات الداخلية أمر بالغ الأهمية وخاصة مذكرة الإحاطة.
التقارير ومذكرة الإحاطة هي أوراق تستند إلى معلومات إدارة الشركة ويتم الاحتفاظ بها عن طريق طباعتها أو تخزينها عبر الإنترنت. من المفترض أن يتم تخزينها في شكل ورقي.
التقرير هو نوع خاص من المستندات التي تستهدف المواد المكتوبة ذات الصلة والتي تم إنشاؤها للتحدث إلى جمهور معين، وكثيرًا ما يتم استخدامها لإيصال نتائج التحقيق أو التجربة أو الاستفسار.
غالبًا ما تُستخدم التقارير في مجموعة متنوعة من القطاعات، بما في ذلك العلوم والتعليم والأعمال والتمويل والعمليات الحكومية. من أجل إقناع الجمهور بالاختيار الصحيح، غالبًا ما تتضمن التقارير مجموعة متنوعة من المكونات المقنعة، مثل الصور والصوت والرسومات والرسوم البيانية.
مذكرة الإحاطة هي قطعة من الكتابة تسجل بعض الملاحظات حول موضوع للمساعدة في الاسترجاع. يتحول إلى إدخال موجز في دفتر اليومية.
يمكن استخدام أي تنسيق تطلبه المؤسسة، مثل تنسيق معين تطلبه المؤسسة أو مكتب معين، لكتابة المذكرة. يمكن أيضًا كتابة شروط العقد بأي طريقة أخرى. من الممكن تسجيل المعاملات والاتفاقيات ومذكرات التفاهم وعقود التأسيس.
يختلف التقرير ومذكرة الإحاطة في النواحي التالية:
فيما يلي الفروق الأساسية بين التقارير والمذكرات الداخلية:
غالبًا ما تحتوي التقارير على مقدمة رئيسية بالإضافة إلى عناوين فرعية وملصقات وصور ومخططات ورسوم بيانية لإثبات دقة البيانات التي تتضمنها. من ناحية أخرى، غالبًا ما تبدأ مذكرة الإحاطة بهذا التنسيق بتاريخ/……. من/…… إلى/………. الموضوع/……..
الهدف الأساسي من كتابة التقرير هو إقناع القارئ بالحقائق والمعلومات الواردة في التقرير. المذكرات الداخلية ليست مصممة لإبهار القراء، بل لعرض أهم النقاط.
تغطي المنشورات مجموعة واسعة من الموضوعات التجارية والسياسية والعلمية. تتعامل المذكرات الداخلية حصريًا مع المعاملات التجارية أو الصعوبات القانونية.
التقارير أطول بكثير من المذكرات ويتم شرحها على نطاق أوسع، في حين أن المذكرات أكثر تحديدًا وتوفر بعض التوجيهات حول تغيير في سياسة المنظمة أو بعض الأوامر المتعلقة بقضية ما.
يمكن استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض، بما في ذلك تخزين الحقائق وتوثيق الأحداث وتسجيل البيانات. التقارير هي أوراق تقدم معلومات ومخصصة لجمهور محدد.
المذكرة على شكل مذكرة مختصرة، وهي وثيقة لحفظ المعلومات. واستعادة الذاكرة من خلال تدوين الملاحظات على أي شيء أو تسجيل الأحداث التي حدثت في العمل.
التقارير هي رسائل مكتوبة تمر عبر الممرات التنظيمية. تستخدم التقارير لتحسين العلاقات التنظيمية بين المستويات الإدارية. يساعد في حل المشكلات واتخاذ القرار. الأنواع الأخرى من التقارير والمراسلات المكتوبة هي الأكثر أهمية. المذكرات والقرارات الإدارية والتعليمات والرسائل الدورية والتقارير المنتظمة هي أمثلة على هذه الوثائق.
بهذا نصل إلى ختام مقالنا حول مذكرة الإحاطة عرضنا فيه جميع التفاصيل التي تحتاج إلى معرفتها وأهم الأمثلة على ذلك.
تواصل معنا عبر تطبيق واتس آب للحصول على خدمة كتابة مذكرة الإحاطة، وغيرها من الخدمات بما فيها كتابة الطلبات، على هذا الرقم: (0556663321)
