إن الصيانة الدورية لأدوات و أجهزة الشركة يعد أمراً في غاية الأهمية، لاسترداد العمل بالشكل المطلوب، بدون أي عوائق حيث وأن الشركات التي تهمل جانب الصيانة نجدها دائماً تتعثر في أعمالها، لما للتوقف المفاجيء للعمل من المضاعفات على دخل الشركة، لذا إذا واجهتهم مضاعفات أو خلل في الأجهزة عليهم كتابة خطاب طلب صيانة بشكل فوري حتى لا يؤثر على إنتاجية عملهم ، كما يمكنك طلب خدمات كتابية من موقع معروض المختص بالخدمات الكتابية و الذي يمتلك فريق من أمهر الخبراء في المملكة. تواصل الآن واتساب واطلب خطابك. 
جدول المحتويات
ما هي العناصر الأساسية في خطاب طلب صيانة؟
تحديد الجهة المختصة
عليك أن توجه خطاب طلب صيانة بشكل دقيق إلى المسؤول عن عملية الصيانة داخل الشركة، إذا أرسلته إلى جهة غير صحيحة ستضيع وقتك و جهدك دون فائدة، لذا من المهم توجيهه إلى الجهة المناسبة حسب طبيعة مكان عملك.
تحديد القسم أو الجهاز الذي يحتاج للصيانة
حدد الجهاز الذي يحتاج لعملية الصيانة، بشكل فوري وإذا كان أكثر من جهاز أو قسم عليك ذكر العدد و الأقسام.
اذكر الخلل وتأثيره
اذكر الخلل الذي حدث مع توضيح مدى تأثيره على بيئة العمل و الإنتاجية، وأن التأخير في تصليحه يعرقل أداء المهم بالشكل والجودة المطلوبة، بشكل يؤثر بالجهة المختصة لكي تتخذ اجراء بشكل سريع.
الخاتمة
اختم نموذج طلب صيانة بطريقة رسمية تعبر عن اهتمامك بمصلحة العمل وأدائه بالشكل المطلوب، مع الثناء على الجهة المختصة و التأمل في قبول الطلب بأقرب وقت ممكن، ولا تنسى ترك اسمك كاملاً و رقم للتواصل، مع توقيعك الذي ينص على مسؤوليتك اتجاه ما تكتب في الخطاب.
كيف أكتب خطاب رسمي بشكل عام؟
والآن سأضع بين يديك كيفية كتابة نموذج خطاب طلب صيانة ، الذي يكون بطريقة إدارية رسمية، والذي يتم توجيهه من الموظف أو من رئيس القسم أو من مدير المشتريات إلى مدير عام الشركة أو المدير التنفيدي؛ ويكون بهذه الطريقة:
- اولا: كتابة جميع الأجهزة والأشياء التي بحاجة لصيانة، سواء كانت أجهزة كمبيوتر أو طابعات، أو أثاث مكتبي، أو أجهزة اتصال أوغيرها.
- ثانيا: كتابة كل صنف وموقعه، أو القسم الذي هو فيه، ويكون بشكل جدول في أول الخطاب حيث نقوم بكتابتها بالشكل المطلوب وترتيبها.
- ثالثا: كتابة اسم مدير الشركة أو المدير التنفيذي للشركة، ويكون بحجم مناسب وفي منتصف السطر، واردافه بالتحية الطيبة.
- رابعا: كتابة موضوع الخطاب؛ يكون بهذا الشكل (خطاب طلب صيانة)، وبعدها كتابة مقدمة بسيطة تحتوي على شكر وتقدير الإدارة.
- خامسا: كتابة المطلوب أو المضمون مع ذكر الأسباب، مع التكرم والتوجيه باللازم، وأن هذا من مصلحة العمل، والأضرار التي حصلت جراء ذلك.
- سادسا: إغلاق الخطاب بعبارات الإغلاق المعروفة، كمثل (هذا والله ولي التوفيق والسداد – وتقبلوا خالص تحياتي – ولكم خالص الشكر).
- سابعا: كتابة الاسم والتوقيع بالأسفل، وبهذا نكون قد أوضحنا كيفية كتابة طلب صيانة بالطريقة الإدارية الرسمية.
ما هي أنواع الصيانة التي يمكن طلبها؟
صيانة للوقاية
و يطلب الموظف من جهة عمله صيانة للوقاية في صيغة خطاب طلب صيانة وهي تكون بغرض منع تسبب أعطال مستقبلية في جهاز معين، من خلال الفحص المستمر وبشكل دوري.
صيانة طارئة
و يطلب الموظف صيانة طارئة من جهة عمله بسبب أن جهازاً يشكل أهمية في بيئة العمل و يؤثر على أداء العمل وجودته و الخلل الذي به يؤخر العمل لذا يتم طلب الصيانة في أسرع وقت بشكل طاريء حتى لا يتم عرقلة المهام.
صيانة تجميلية
ويتم طلب الصيانة التجميلية بغرض إصلاح مظهر أو شكل أو لون جهاز معين ، بسبب عدم مناسبة مظهره مع رقي مكان العمل، أو شكله يسبب إزعاج للعملاء أو الموظفين.
صيانة مبنى
إن توفير المبنى لأي مؤسسة خدمية وتوفير المتطلبات التي تحتاجها، أمر ضروري لا يمكن أن يتم الاستغناء عنه.كما أن ذلك المبنى قد يتعرض لبعض الأضرار بسبب تقادم الزمن عليه، أو لأسباب أخرى أحدثت بعض التأثير.ولذلك فإنه من اللازم أن يتم إرسال خطاب طلب صيانة مبنى إلى الجهات المختصة، حتى تتم صيانته لكي لا يصل الضرر إلى حد كبير. لأن أي تأخير في تقديم صيغة خطاب طلب صيانة، قد يجعل ذلك المبنى يخرج عن تلك الخدمة بشكل كامل، ولذا يتطلب بناؤه من جديد.
صيانة مكيفات
أحيانا يحدث خلل في أجهزة التكييف، وبسبب ارتفاع الحرارة يصعب على الموظف أن يعمل في مكان لا يوجد فيه تكييف.ولذلك فإن إدارة العمل ترسل خطاب طلب مكيفات إلى قسم الصيانة التابعة لتلك المؤسسة؛ من أجل القيام بذلك العمل.
نموذج خطاب طلب صيانة
| بسم الله الرحمن الرحيم
سيادة المدير…………. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته الموضوع : خطاب طلب صيانة للمدرسة أما بعد……….. سيادة المدير: من أهم المرافق الخدمية التي يجب صيانتها والاعتناء بها، هي المدارس حتى وإن لم يتم تقديم خطاب طلب صيانة مدرسة. إذ أن المدرسة هي الأساس في تنشئة الطلاب وتربيتهم وتعليمهم؛ ولذا لا بد من توفير بيئة تعليمية تناسب التلاميذ. فالبيئة التعليمية تساعد الطلاب على التفوق والنجاح والإبداع، واستيعاب الدروس والمحاضرات التي تعطي لهم في المدرسة. وكما تعلمون أن هذه المدرسة من أقدم المدارس في المملكة العربية السعودية، حيث قد مر عليها عقود من الزمن. وقد تخرج منها آلاف الطلاب وأصبحوا يتبوؤون مناصب ووظائف مختلفة في الدولة ومختلف القطاعات. وبالرغم من مكانة هذه المدرسة الكبيرة، إلا أنها لم تجد بأي صيانة منذ أن تم تأسيسها قبل عشرات السنين. ولذا نرسل إلى سيادتكم خطاب طلب صيانة للمدرسة، حيث إن أغلب مرافقها أوشكت على الخروج من الخدمة. خصوصا الفصول الدراسية والمعامل العلمية وملحقاتها من الأجهزة وغيرها، التي تعتبر الأساس في العملية التعليمية للمواد العلمية فأرجو من سيادتكم التوجيه إلى فرق الصيانة بعمل اللازم، وبالبدء بتنفيذ أعمال الصيانة في أقرب وقت ممكن. حتى يتمكن أبناؤنا الطلاب من الدراسة في هذه المدرسة على الوجه المناسب، الذي تتطلبه العملية التدريسية. نسأل الله تعالى لكم التوفيق والسداد، وأن يعينكم على أداء مهامكم العلمية والعملية، التي تخدم العملية التعليمية. وتقبلوا خالص شكري وعظيم امتناني مقدم الطلب/ الرقم الوطني/ رقم الهاتف/ التوقيع/ |
إن الصيانة من متطلبات العمل الرئيسية، ووجود إمكانية طلبها يسهل من إتمام مهام العمل، وأي تأخير في تقديم صيغة خطاب طلب صيانة قد يجعل العمل يخرج عن العمل بشكل كامل لذا خطاب طلب صيانة من الخطوات الهامة جداً ، وكتابته بشكل فعال يشكل جزء كبير من قبوله, نحن في موقع معروض نقدم خدمة كتابة معاريض محترفة تواصل معنا الان واتساب واطلبها
أضف تعليق