يمكنك تقديم خطابات شركات رسمية بأفضل الصيغ والإرشادات

تعتبر خطابات الشركات جزءًا مهمًا من حياتك العملية.

يمكن استخدامها كطريقة لتأكيد حصولك على المعلومات التي تحتاجها، أو كدليل على أفعالك.

من الأهمية بمكان عند كتابة خطاب رسمي للشركة أن تستخدم القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم.

واجعلها موجزة وتجنب استخدام الكلمات العامية أو الاختصارات.

في هذا المقال، سنستكشف العناصر الأساسية لكتابة خطابات شركات ناجحة، وكيف يمكن لهذه الخطابات أن تُسهم في تحقيق الأهداف التجارية وبناء صورة إيجابية للشركة.

سنناقش أيضًا الأساليب المُثلى لصياغة الخطابات بطريقة تُظهر الاحترافية وتُعبر عن الرسالة المطلوبة بوضوح.

ندعوكم للتواصل معنا للحصول على المزيد من نماذج خطابات شركات وكذلك للحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0556663321)

خطابات شركات

من المهم أن تتذكر أن الخطاب الرسمي لا يعني أنك تكتب إلى الرئيس أو المدير التنفيذي. يجب أن تكتب دائمًا إلى الشخص المناسب في المؤسسة، وفقًا لمنصبه ولقبه.

يجب أن تكون خطابات شركات موجزة قدر الإمكان، مع توفير جميع المعلومات الضرورية. إذا كانت لديك أي أسئلة حول المعلومات التي يجب تضمينها في خطابات شركات، فاتصل بقسم الموارد البشرية أو ممثل الموارد البشرية للحصول على المساعدة.

ضع في اعتبارك أنه من المحتمل أن يُطلب منك إرفاق مستندات مع خطابات شركات مثل البيانات المالية أو التقارير أو غيرها من المعلومات ذات الصلة. يجب تقديم هذه المستندات وفقًا للمتطلبات القانونية اللازمة للشركة.

أنواع خطابات شركات رسمية:

هناك عدة أنواع مختلفة من خطابات شركات الرسمية:

• إشعارات بسيطة يتم إرسالها عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني لإعلام المستلمين بأنك تلقيت بعض المعلومات منهم.
• الشكاوى يتم إرسالها عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني لإبلاغ المستلمين بأنهم قد شاركوا في نزاع ما مع شركتك؛ على سبيل المثال، إذا فشلوا في دفع فواتيرهم أو في الاتصال بفريق المبيعات الخاص بك.
• الإخطارات يتم إرسالها عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني لإعلام المستلمين بأي تغييرات تطرأ على خدماتهم أو منتجاتهم. يمكنك القيام بذلك إذا كنت تقوم بتغيير الموردين أو تقديم خدمات جديدة أو التوقف عن الخدمات القديمة.

نماذج خطابات شركات

خطابات شركات رسمية للغاية ويمكن كتابتها بأنماط مختلفة، من الأسلوب الرسمي إلى الأسلوب غير الرسمي. يجب كتابة خطاب الشركة الرسمي بأكبر قدر ممكن من المهنية.

يجب أن يحتوي خطاب الشركة الرسمي على جميع المعلومات حول مرسل الخطاب ومستلم الخطاب. يتضمن ذلك الاسم والمسمى الوظيفي وعنوانهم وكيفية الاتصال بهم وأي معلومات أخرى يجب تضمينها في خطاب عمل رسمي. يجب على المرسل أيضًا أن يذكر سبب إرساله لهذه الرسالة.

الغرض الرئيسي من خطابات شركات هو إبلاغ شخص ما بشيء حدث أو سيحدث قريبًا. ليس من الضروري أن تكون طويلة جدًا؛ يحتاج فقط إلى نقل بعض المعلومات المهمة بوضوح حتى يتمكن الأشخاص من فهم ما تتحدث عنه.

غالبًا ما يتضمن خطابات شركات الرسمية العديد من الأقسام مثل المقدمة والجسم والإغلاق والتوقيع. يقدم قسم المقدمة خلفية موجزة عن اسم المرسل وعنوانه وتفاصيل الاتصال الخاصة بالشخص الذي يكتب الرسالة. يوفر قسم الجسم معلومات حول جوهر محتوى الرسالة.

عند كتابة خطابات شركات، من المهم أن تجعلها قصيرة ولطيفة. لا تحتاج إلى الخوض في التفاصيل إذا كان القارئ يعرف بالفعل ما الذي تتحدث عنه أو لماذا يحتاج إلى هذه المعلومات. بدلاً من استخدام فقرات طويلة مليئة بالكلمات التي لا تضيف شيئًا جديدًا أو مفيدًا، قسّم الأقسام بالعناوين الفرعية أو النقاط التي ستساعد القراء على فهم ما يقرؤونه بشكل أفضل.

خطاب الشركة الرسمي هو خطاب مكتوب بأسلوب رسمي وأسلوب عملي. إنه الأكثر رسمية من بين جميع الاتصالات بين طرفين. يجب كتابة خطابات شركات بأقصى قدر من العناية والاهتمام بالتفاصيل. يجب أن يقرأها الشخص الذي أرسلها مرة واحدة للتأكد من صحتها واكتمالها قبل إرسالها.

يمكن أن يتخذ خطاب الشركة الرسمي عدة أشكال؛ ومع ذلك، لديهم جميعًا خصائص معينة تجعلهم قابلين للتعريف على هذا النحو. هذه الخصائص تشمل:

• تذكر أن الأشخاص الذين يقرؤون الحروف سيقرؤونها مرارًا وتكرارًا، لذا تأكد من أنها مريحة للعين وأفضل طريقة للقيام بذلك هي اختيار خط يبدو احترافيًا وسهل للعيون مثل Arial و Calibri و Times New Roman وما إلى ذلك.
• تأكد من توسيط كل النص في رسالتك بحيث لا توجد هوامش عريضة على كلا الجانبين من النص الأساسي أو كل شيء أسفل كل فقرة (بما في ذلك أي هوامش سفلية).
• يجب تضمين شعار الشركة أو المنظمة الحكومية في الرد والذي يجب كتابته على ورقة بيضاء.
• يتضمن جميع التفاصيل والمعلومات حول المنظمة.
• يجب كتابة الخطاب باستخدام تطبيق Word على الكمبيوتر.
• يجب أن تكون الرسالة معدة بشكل صحيح، وأن تكون مكتوبة بخط بحجم 16 وخالية من الأخطاء المطبعية.
• يجب ألا تحتوي الرسالة على صور أو زخارف، ولا يجب أن يكون هناك إطار يحيط بالورقة.
• إذا كان النص مكتوبًا بخط اليد، فيجب أن يكون ملونًا باللون الأزرق ويجب أن يكون القارئ قادرًا على التعرف على الحروف بسهولة.

اطلع على: كتابة خطابات الشكاوى الأقوى في المملكة العربية السعودية

تصميم خطابات شركات

عندما لا تتمكن من تحديد الشخص المناسب للمساعدة في كتابة خطابات شركات احترافية، يلجأ البعض إلى محترفين متخصصين في كتابة الخطابات الرسمية بشكل صحيح ودقيق، مثل المحامين ذوي الخبرة في المجال.

تتضمن تنسيقات خطابات شركات الرسمية ما يلي:

الخطاب الإداري:

الخطاب الإداري هو خطاب رسمي يرسله العضو المنتدب إلى موظفي الهيئة للإعلان عن أحداث معينة أو توضيح سياسات وقرارات معينة.

الخطاب التجاري:

يُعرف الخطاب الرسمي المستخدم في إعدادات العمل للترويج لمنتج معين بالخطاب التجاري. يتم تضمين كل ما يتعلق بالكيان الرسمي، بما في ذلك الاسم ونشاط الشركة والموقع والسجل التجاري والشعار والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف وغيرها.

نصائح حول كتابة خطابات شركات:

• استخدم مصطلحات دقيقة وجمل موجزة أثناء صياغة المراسلات الرسمية.
• يُطلب من الكاتب تقديم المادة في الخطاب الرسمي بترتيب منطقي وبصدق.
• يجب تجنب استخدام المحسنات الأدبية عن الموضوعية.
• يجب أن يقدم الكاتب ملخصًا موجزًا ​​ومفهومًا للحقائق التي تدعم هدف خطابات شركات.
• عند إرسال خطاب رسمي ردًا على خطاب آخر، يجب على المرسل تقديم رقم الخطاب وتاريخه وملخصًا لمحتوياته في الرسالة الجديدة.
• عند كتابة الرسالة المهنية، يجب أن تلتزم بتنسيق منطقي وأن تمتنع عن التعبير عن مشاعرك.
• التنسيق والتخطيط حيث يجب أن يتم بشكل واضح، مع الأخذ في الاعتبار أنه يجب الانتهاء من أول شيء وتوضيحه قبل الانتقال إلى القسم الثاني.
• عند كتابة خطاب رسمي ردًا على خطاب آخر، يجب تقديم المفاهيم بالترتيب الزمني نفسه.
• اكتب الخطاب باستخدام إحدى أدوات معالجة النصوص، ثم وقع عليه وقم بتضمين الأختام الرسمية.

أهمية الخطاب الرسمي:

الخطاب بشكل عام، الذي يُنظر إليه على أنه وسيلة تواصل بين الأفراد أو الجهات الرسمية، له أهمية كبيرة في حياتنا سواء على مستوى العمل أو الروابط الاجتماعية. عندما يريد شخص ما التعبير عن شكوى أو اقتراح معين، أو عندما يريد التواصل مع المسؤولين في المنظمة التي يعمل فيها، فإن الخطاب هو الشكل المناسب للتواصل.

الذهاب إلى شركة بعيدة يستهلك الكثير من الوقت والطاقة؛ قد يتم إرسال خطاب رسمي بدلاً من ذلك. الخطاب الرسمي هو نوع من السجلات الرسمية التي قد يتم الاحتفاظ بها لتتبع أحداث معينة. تستخدم خطابات شركات لتسويق الأشياء، وخطابات العمل هي أفضل الأمثلة على ذلك.

النموذج الأول:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى السيد الفاضل مدير/

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد

الموضوع/ خطابات رسمية

أود أن أشكركم على جهودكم الممتازة والجديرة بالثناء في إطار النمو والتطور الذي شهدناه في المدرسة خلال الأشهر القليلة الماضية، وأريد أن أغتنم هذه الفرصة لأعلمكم أنني حريص على زيادة تعزيز دور الأنشطة الأكاديمية وغير المنهجية في البيئة التعليمية. من أجل التطوير الفكري والجسدي والمهاري لأطفالنا، يجب أن تكون المدرسة بيئة متكاملة للعلم والمعرفة وجميع أشكال التعلم الأخرى.

نحييك ونحترمك من صميم القلب.

المرسل/————-

العنوان ورقم الهاتف/—————

التوقيع/————-

النموذج الثاني:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى السيد الفاضل مدير/

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد

الموضوع/ خطابات شركات

أكتب إليكم لأعبر لكم عن خالص امتناني وتقديري لكل ما فعلتموه من أجل المؤسسة وكل ما تواصلون القيام به. أرجو منك النظر في اختيارك لتأجيل ترقيتي على الرغم من استيفائي لجميع المتطلبات. يحتوي الخطاب على جميع المستندات والوثائق الداعمة التي تثبت ذلك.

أنا أقدرك بصدق وأحترمك.

المرسل/————-

العنوان ورقم الهاتف/—————

التوقيع/————-

اقرأ أيضًا: نقدم أفضل 3 شركات التمويل العقاري المعتمدة من مؤسسة النقد