هنا في موضوع: صيغة تعميم قرار نوفر التفاصيل الوافية عن هذا الموضوع، وبكل جاذبية وإفادة نسعى لأن نوضح لكم بعض المحاور منها: معني التعميم في اللغة والاصطلاح، وكيفية صياغته.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات والخطابات والمعاريض، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: 0556663321.
القراء الأفاضل .. تكرموا بمتابعة موضوعنا الحصري في صيغته الفريدة والاحترافية عن صيغة تعميم قرار.
يرد التعميم في معاجم اللغة العربية وهو يدور حول مضمون النشر وتوسعة مدى الخبر، وعلى المستوى الاصطلاحي يتم استخدامه في الشؤون الإدارية الاعتيادية، وله بالإضافة إلى ذلك أنواع أخرى ينطوي تحتها بشكل يوضح معناه بشكل أدق، من تلك المعاني مفهوم الشمول، بمعنى أن قيادة إحدى الإدارات إن أرادت أن تصدر قرارًا يخص جميع المنتسبين إليها فتكون وسيلتها الإدارية الأسرع لتحقيق ذلك الأمر هي ما يطلق عليه التعميم الإداري.
ومن أجل هذا الأمر ينتقي المختصون صيغة قرار تعميم تكون مناسبة لهذا المضمون، وعلى قدر المضمون يكون حجم الصيغة في تناسب مع المقولة الشهيرة لكل مقام مقال.
جدول المحتويات
نموذج تعميم اداري للموظفين
وبتناول مصطلح التعميم ينبغي الإشارة إلى أن موضوع التعميم غير خاص بالإدارات الوظيفية فقط بل يندرج في مؤسسات الدولة المختلفة، وهناك على سبيل التمثيل التعميم الأمني الذي يُستخدم في وزارة الداخلية، إن وزارة الداخلية تعمم في أحيان كثيرة قرارات أمنية كثيرة لعموم المواطنين.
وتعميم خبر ما أو قرار رسمي يعطي هذا القرار أهميته وأولويته، إذ يفهم الجميع أن عليهم الانصياع له، وعدم تجاهله، وهذه هي الفكرة الرئيسية التي ينهض عليها مفهوم صيغة تعميم قرار، أما حين يكون القرار شخصيًّا يخص فردًا ما فهو لا يعمم، ويُبلّغ المعني به بشكل شخصي، ولا داعي لأن يعلمه من يحيط به، ويكتفى بإعلامه هو، والتأكد من كونه علمه ووصله.
اقرأ أيضًا: صيغة معروض للأمير
تعميم الانضباط في العمل
يشكل الانضباط الوظيفي الركيزة الأساسية التي تنهض عليها جودة العمل، وبدونها لا يقوم للعمل في أي منشأة قائمة تقوم، وبالانضباط يتميز موظف عن آخر، وهو معيار التفاضل بينهم، ومعيار أساسي من معايير منح الامتيازات والحوافز الخاصة للموظفين.
وفي طلبات الترقية الوظيفية والنقل والابتعاث والإجازات يستشهد بمدى انضباط الموظف في عمله، ويشفع له هذا الأمر بشكل كبير، وحين يكون الطابع العام للعمل في أي منشأة ينهض على مبدأ الانضباط والالتزام بالدوام، فإنا نجد مخرجات هذا الأمر واضحة للعيان.
فجودة العمل، وتطوره وازدهاره، كل هذه الأمور كيف لها أن تتم من الأساس لو أن الموظف لم يحضر وينضبط في أدائه لأعماله، ومن المنطلق ذاته يشكل التزام مجموعة من الموظفين بالانضباط الوظيفي في أعمالهم عبئًا عليهم حين يكون في الوسط ذاته موظفون آخرون متغيبون.
إن هؤلاء الأفراد المتغيبين يلقون بمسؤولياتهم والمهام الملقاة على عاتقهم ليقوم بها الموظف المداوم، وهذا الأمر قمة الظلم، وهذا بالتأكيد ما لم تسكت عليه الإدارة العامة لتلك المنشآت، وتقوم بمجابهة هذا الأمر، وتقوم بإصدار صيغة تعميم داخلي يخص التنويه بضرورة انضباط الموظفين في دوامهم.
إن هؤلاء الموظفين المقصرين، والمتغيبين عن أعمالهم والجهات التي يعملون فيها سوف يشكل هذا التعميم بالنظر إليهم الواعظ الزاجر، إن التعميم يعطي للقرارات الإدارية هيبتها القوية التي لا يمكن تجاهلها، إن علم الجميع بالقرار الذي تم تعميمه يلزمهم بضرورة الالتزام بمضمونها.
وفي المقابل لا يعفى أي موظف من مسؤولية القرار الذي تم تعميمه، ولا حجة له يمكن قبولها بخصوص عدم سماعه أو معرفته بالقرار المعمم، إن التعميم يعني أن يُنشر الخبر أو القرار بحيث يعلمه ويعرفه ويسمعه كل من في تلك المنشأة، وإلا فإنه لا يعد من القرارات المعممة، إذ يشكل معيار مدى وصول القرار لكل الموظفين المعيار الأساسي الذي يقاس عليه تعميم القرار، وبخاصة حين يكون الموضوع الذي يحويه موضوعًا مهمًّا كالانضباط الوظيفي.
تعميم إداري بخصوص الالتزام بالدوام
ومن المعروف أن التعميمات الخاصة بانضباط الموظفين في دوامهم يتم إصدار صيغة تعميم قرار بخصوصها بداية كل عام وظيفي جديد، كما بالإمكان أن يُصدر قرار تعميم يخص مواعيد الدوام بشكل رسمي بداية كل عام في مختلف المنشآت الوظيفية والتعليمية المختلفة.
إن التعميم الخاص بالدوام قد يتم إصداره كذلك في وقت يكون الدوام ليس في أوله، ومبرر هذا الوضع في الغالب سيكون وضعًا خاصًّا تخضع له جهة العمل، ومن تلك الأوضاع الخاصة يمكن أن نذكر الوضع الذي يكون فيه جودة العمل في تلك المنشاة في تراجع ملحوظ يجعل إدارة تلك المنشأة تستنفر الموظفين لديها بضرورة الانضباط في دوامهم.
وهذا الاستنفار مرده إلى أن أي مشكلة في جودة مخرجات العمل لا بد أن يكون سببها الأول عدم انضباط العمال بأداء أعمالهم كما يجب ووفق الدوام المحدد لذلك.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب تظلم ترقية
نموذج تعميم الالتزام بالدوام الرسمية
والدوام الرسمي لكل منشأة يكون له عدد محدد من الساعات، وبموجب عقد العمل الذي تم بين الموظف والمنشأة التي يعمل فيها تكون ساعات الدوام معلومة لديهم، إن الساعات المحددة للدوام تحدد وفق نظام وقوانين العمل، ولا يحق لأي جهة عمل أن ترهق موظفيها وعمالها بوقت دوام لا يستطيعون له التزامًا.
فهو إن كان كذلك فإنه يرهقهم ويجعل جهدهم يضعف، ومن ثم يقصرون في أعمالهم، لذا فإن عدد ساعات الدوام إن زاد عن حده فليس من مصلحة جهة العمل ولا الموظف، والأهم من هذا أن على جهة العمل أن تبرز عدد ساعات الدوام كأهم النقاط المحورية التي يتم توضيحها في بنود عقد العمل.
وبموجب المتفق عليه يصير الموظف مسؤولًا المسؤولية الكاملة عن الالتزام بعدد الساعات الخاصة بالدوام في المنشأة التي يعمل فيها دون زيادة أو نقصان، وأي تقصير في الالتزام بساعات العمل سوف يظهر صداه بكل تأكيد في مدى إنتاج هذا الموظف، ومن هنا تشدد جهات العمل على هذه النقطة.
وبإمكانها إجراء الكثير من الإجراءات الوظيفية المشددة لضبط الموظف بعدد ساعات دوامه الرسمي وأهم تلك الإجراءات إجراء حافظة البصمة، ونقصد بهذا الإجراء إلزام جهة العمل جميع موظفيها بضرورة وضع بصمتهم بداية الدوام ونهايته، ويتم رصها بشكل يومي في حافظة حضور وانصراف الموظفين.
وهذا الإجراء نجح إلى حد كبير في ضبط الموظفين وإلزامهم باحترام الدوام، وعدد ساعاته بالشكل المطلوب، وهذا هو الأمر الذي تعارفت جهات العمل على ضبط حضور موظفيها بواسطته، كما أن إصدار صيغة تعميم قرار بتحذير الموظفين إلى أمر ضرورة الانضباط في أعمالهم يسهم بشكل كبير في حل تلك المشكلة.
نماذج الموارد البشرية
تعد إدارة الموارد البشرية في كل المنشآت وجهات العمل الجهة المسؤولة عن القرارات الإدارية، ومناقشة مختلف القرارات التي تتخذ فيها، وهذه الإدارة هي المسؤولة عن أرشفة وترتيب وتنظيم القرارات الإدارية الخاصة بالعمل، ولدى هذه الإدارة يتم الإشراف على ضبط التعميمات الإدارية المختلفة.
كما يتوفر لدى الموارد البشرية صيغة تعميم قرار على شكل نموذج جاهز يتم بواسطة جهة العمل تلك تعبئته بشكل سريع بالمضمون أو القرار الذي تود جهة العمل تعميمه، وعلى كل يمكن اعتبار النماذج الجاهزة المستخدمة في كل المواضيع الإدارة من صيغة تعميم قرار أو غيرها طريقة عملية متميزة.
إنها تختصر الوقت الذي يمكن استهلاكه، وكذا الجهد، وتوفر السرعة المطلوبة في إنجاز مختلف أنواع المعاملات، وبمجرد توجيه المدير العام إلى إدارة الموارد البشرية بتعميم قرار ما، ويعطيهم التوجيه الشفوي عن مضمون القرار المعمم يتم استخدام نموذج تعميم جاهز معد لدى تلك الجهة.
ويضاف له القرار الخاص بالتعميم بشكل سريع ويتم بعدها تعميم القرار على مختلف إدارات وأقسام العمل في تلك المنشأة.
ايميل تعميم
يمكن أن تصل صيغة تعميم قرار إلى الموظفين داخل الإدارة الواحدة من خلال إيميل تعميم إلكتروني، وهذا التعميم يرسل إلى الموظفين بطريقة إلكترونية، ونقصد بالطريقة الإلكترونية أن يكون لدى جميع موظفي تلك الجهة إيميل مسجل لدى جهة العمل، وهذه الإيميلات تكون مؤرشفة لدى جهة العمل تلك.
وبعد أن يسجل المدير الإيميلات الخاصة بالموظفين، ويرسل لهم القرار أو التعميم، وهذا التعميم يصير بهذه الطريقة تعميمًا إلكترونيًّا، وهو يختلف عن التعميم العادي الذي يكون عبارة عن منشور ورقي يعلق في مواقع مختلفة من جهات العمل، أي داخل المبنى الواحد الذي ينتمي إليه الموظفون، وهذا الأمر يتحقق سواء بالنشر الورقي أم النشر الإلكتروني.
ومن العناصر الأساسية اللازم توافرها في كل صيغة تعميم قرار نذكر ما يلي:
- يلزم كتابة اسم جهة الاختصاص التي تنشر هذا التعميم، وهي من تحدد طبيعة صيغة تعميم قرار بشكل رسمي موجز ورصين.
- يجب أن يتم توضيح نوع القرار ورقمه، إذ إن كل جهة عمل تصدر القرارات فيها وفق تسلسل رقمي معين.
- ينبغي أن تتضمن صيغة تعميم قرار اسم المخاطبين من أفراد أو جهة ممن يشملهم القرار ويعنيهم، إنهم المخاطبون به فيلزم كتابة ما يشير إليهم في رأس الصيغة.
تعميم إلى جميع الموظفين
إليكم هذا النموذج التطبيقي المتميز عن نموذج صيغة تعميم قرار يخص أعضاء هيئة التدريس في إحدى الجامعات، وفي هذا النموذج نجد العناصر الأساسية في كل صيغة تعميم قرار.
نجد فيها في البداية التحية والتقدير للمخاطبين بهذه الصيغة، ثم نجد نوع القرار وصيغته الموجهة بشكل واضح إلى فئة معينة، وهذه الفئة هي فئة الكادر التدريسي في الجامعة، وهذا يعني أن الخطاب موجه لهم على وجه التحديد، ولا تحمل هذه الصيغة ألفاظًا تدل على التهديد والتوبيخ.
إن صيغة تعميم قرار هنا رسمية رصينة تنشد مصلحة الطالب، وتحث وتوجه وتنصح، ولا أثر فيها لملامح استعلاء أو تعالٍ على الكادر التدريسي.
النموذج التطبيقي:
تعميم قرار إداري
الإخوة أعضاء هيئة التدريس …
حيّاكم الله، وبعد:
من باب الحرص على مصلحة الطالب الجامعي نهيب بجميع الكادر التدريسي في الجامعة بضرورة الالتزام بالدوام الجامعي، إن الطالب الجامعي يحضر إليكم ليتعلم، ويحضر بعضهم من مناطق بعيدة، ومن الظلم أن يعودوا دون الحصول على محاضراتهم، ومن أجل هذا ينص هذا التعميم على خصم قيمة المحاضرات من راتب كل عضو هيئة تدريس، ولا مجال لقبول عذر منهم إلا بوثيقة رسمية تبرر هذا الغياب.
وهذا من أجل الصالح العام للطلبة والكادر والجامعة، وتقبلوا خالص التحية.
الموارد البشرية/……….. المدير العام/……….
ونختم معكم موضوعنا عن: صيغة تعميم قرار، وقد هدفنا إلى تقديمه لكم بشكل متميز ومتألق فريد، وقد تطرقنا فيه لمواضيع كثيرة منها ما يلي: كيفية صياغة التعميم.
ومن أجل القراء الكرام نهدف إلى توفير الخطابات والتقارير والطلبات والشكاوى والتصاريح الرسمية بأسلوب واضح وميسر، ومن أجل الحصول على خدماتنا النوعية بإمكانكم التواصل معنا على تطبيق الواتساب، وذلك على رقمنا فيه: 0556663321.
