أسس وخطوات كتابة الخطابات الرسمية نرشدك بها

في عالم الاتصالات المهنية والإدارية، تُعد الخطابات الرسمية أداة حيوية لنقل المعلومات والقرارات بشكل واضح ومؤثر.

إن فن كتابة الخطابات الرسمية لا يقتصر على اللغة السليمة والأسلوب الرسمي فحسب، بل يشمل أيضًا القدرة على توصيل الرسالة بدقة واحترافية، مع الحفاظ على اللياقة والاحترام.

“كتابة الخطابات الرسمية” هي مهارة تتطلب الإلمام بالقواعد والتقاليد التي تحكم هذا النوع من الكتابة، بالإضافة إلى فهم السياق والغرض من الخطاب.

في هذا المقال، سنستعرض الأسس التي تقوم عليها كتابة الخطابات الرسمية، وكيف يمكن لهذه الأسس أن تساهم في تحقيق التواصل الفعّال والمهني.

وللحصول على خدمات كتابة الخطابات الرسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)

كتابة الخطابات الرسمية

يُعدّ الخطاب بمثابة أداة للتواصل الرسمي، يُستخدم لنقل رسالة أو جواب مُوجّه إلى جهة معينة. ولفهم كيفية كتابة خطاب رسمي بفعالية، لا بدّ من فهم ماهية الرسالة بشكل عام.

تتنوع أنواع الخطابات اعتمادًا على الموقف وأهداف الرسالة، وتتطلب كلّ نوع أسلوب كتابة مُناسب.

من أجل الحصول على مطالب معينة أو حتى الخدمات التي يحتاجون إلى إنجازها، قد يقدم العديد من الأشخاص نماذج خطابات رسمية إلى السلطات الحكومية أو أي شركة.

ومع ذلك، هناك العديد من الإجراءات الحاسمة التي يجب اتباعها أثناء كتابة الخطابات الرسمية لمنظمة حكومية بالإضافة إلى الالتزام بالهيكل القائم، خاصة إذا كان الخطاب مرتبطًا بمسألة رسمية.

يحاول بعض الأفراد إنشاء خطابات طلب رسمية بأنفسهم لذلك يجب الاهتمام بشكل كافٍ في تنسيق الكتابة، وفي حالة عدم معرفة أي شيء من المهم البحث عن متخصص لمساعدتهم، وهنا يأتي دورنا في موقعنا موقع معروض.

قبل الشروع في كتابة خطابات رسمية، تأكد من استخدام الورقة المُخصصة لذلك. يُنصح بأن تكون الورقة بيضاء أو صفراء بسيطة. ويفضل استخدام ورقة تحمل شعار المنظمة أو المؤسسة أو الهيئة الحكومية المُرسل إليها الخطاب.

وتجدر الإشارة إلى أنه يجب مراعاة الاعتبارات التالية عند كتابة الخطابات الرسمية:

• عند كتابة الخطاب الرسمي، يجب عليك استخدام برنامج Word وتعيين حجم الخط على 16 واختيار أسلوب الكتابة Arial.
• يجب تجنب كتابة الخطابات الرسمية باللون الأسود، على وجه الخصوص عند استخدام أي قلم آخر غير الأزرق، حيث يمكن أن يساعدك ذلك في معرفة الفرق بين الخطابات الأصلية والمنسوخة.
• من الجيد أن تضع في اعتبارك أن المسافة بين النقطة والنقطة التي تتبعها هي إما نصف سطر أو سطر.
• من أجل عرض الخطاب الرسمي بشكل مناسب، يكون المكان المثالي للبدء عند كتابة خطاب رسمي في “منتصف الصفحة”، مع الأخذ في الاعتبار تجنب دمج “الإطارات” مع برنامج Word في هوامش ورق الكتابة.
• يبدأ الخطاب بعبارة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” مع التأكيد على إتمام الجملة بأي من “جمل التقدير” مثل “شكرًا جزيلًا”.
• بعد أخذ النصيحة المذكورة أعلاه في الاعتبار، يجب على كاتب الرسالة أن يتذكر إكمال النموذج الخاص به من خلال التوقيع عليه والإشارة إلى التاريخ الذي تم تحديثه فيه.

كتابة خطاب رسمي

يجب أن يحتوي نموذج الخطاب الرسمي على العناصر التالية عند إرساله إلى هيئة حكومية:

الترويسة:

يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي عنوان الشخص الذي قدمه والمعروف باسم “مرسل الرسالة”، ويجب طباعته في أعلى المستند للسماح بالترتيب الصحيح.

يتم إرفاق “اسم الشارع” وكتابته أولاً، متبوعًا بـ”المدينة” و”الرمز البريدي” في الأسطر اللاحقة. إذا كان مرسل الخطاب الرسمي يقيم في منطقة ريفية، فيجب إدراج العناوين بالترتيب التالي:

كتابة اسم القرية أولًا، متبوعًا باسم المدينة التي تنتمي إليها ويتم بعد ذلك وضع تاريخ تحرير كتابة الخطابات الرسمية على الجانب الأيسر من الصفحة مع كتابة التاريخ بالكامل.

العنوان الداخلي:

يجب تضمين عنوان المرسل إليه أثناء كتابة خطابات رسمية، مع وجود مساحة مناسبة بين الترويسة والعنوان الداخلي، بالإضافة إلى اسم الشارع. التوضيح مطلوب، كما هو الحال مع ذكر اسم الشركة أو المنظمة التي يعمل بها مرسل الخطاب الرسمي.

التحية:

يجب تضمين التحية الأولية عند كتابة الخطابات الرسمية مثل السيد/…….. مدير/………. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

محتوى الخطاب الرسمي:

فيما يتعلق بمحتوى الرسالة الذي تم تقديمه إلى منظمة رسمية أو وكالة حكومية أو مؤسسة أخرى وسواء كان المقصود تقديم الشكوى أم لا، فيجب أن تتضمن لغة تصف الغرض منها ويجب أن تكتب في سطرين بعد التحية.

بدلاً من البدء بشرح متطلبات كتابة الخطابات الرسمية بشكل متسلسل، يفضل البدء بطريقة سهلة ومبسطة. يجب مراعاة وضوح الخطاب وسهولة قراءته، مع مراعاة ترك مسافات كافية بين الكلمات.

الختام:

يعتبر البيان الختامي للخطاب الرسمي والذي يشير إلى أن الموضوع قد انتهى، شيء ضروري لكتابة الخطابات الرسمية. يجب أن تتضمن الخاتمة أيضًا بعض كلمات الشكر والامتنان للجمهور، مثل “شكرًا جزيلًا منا” أو “لديك أعلى درجات الاحترام والإعجاب”.

ختم:

يجب أن يحتوي الخطاب الرسمي على توقيع المرسل بمجرد وصولك إلى الختام، متبوعًا بثلاثة أسطر توضح الأختام الرسمية. من أجل التوقيع على الخطاب الرسمي، يجب على المرسل تقديم اسمه الكامل.

التاريخ:

يجب كتابة التاريخ بالكامل في الخطاب الرسمي بالترتيب التالي: “اليوم، الشهر، السنة”.

طريقة كتابة خطاب رسمي

على المستويين العملي والاجتماعي، تلعب كتابة الخطابات الرسمية دورًا مهمًا في حياتنا اليومية. تعتبر الرسائل من أهم وسائل الاتصال بين الناس والجهات الرسمية.

الخطاب الرسمي هو الأسلوب المثالي للتواصل بشكل مهني مع الجهات الحكومية أو مع المنظمات التي يعمل بها الشخص، خاصة عند تقديم طلب أو تقديم شكوى.

يمكن أن توفر الرسالة الرسمية الوقت والجهد وقد يتم الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من السجلات الرسمية التي يمكن الوصول إليها عند الضرورة. إحدى الطرق للإعلان عن أي شيء هي من خلال الخطاب الرسمي، والذي يمكن استخدامه أيضًا في المراسلات التجارية لشرح شيء ما.

أنواع الرسائل الرسمية:

فيما يلي الفئات العديدة التي تنقسم إليها الخطابات الرسمية:

الخطابات الرسمية التجارية:

يتم تمييز هذا النوع من الرسائل من خلال استخدامها في مسائل الدعاية للمؤسسات والشركات. تستخدم كتابة الخطابات الرسمية التجارية لبعض الأهداف التجارية، مثل الإعلان عن منتج أو سلعة معينة.

حيث توجد جميع المعلومات حول الشركة أو المؤسسة وحيث يتم تضمين الاسم، في الجزء العلوي من خطاب العمل الرسمي. نوع العمل والعنوان ورقم السجل التجاري والبريد الإلكتروني والعنوان البريدي الفعلي وشعار المؤسسة ورقم السجل التجاري.

الخطاب الإداري الرسمي:

الخطاب الإداري الرسمي فئة مختلفة من الخطاب الرسمي. بالإضافة إلى العديد من الأشياء الأخرى، فهي تشمل المعاريض والتوجيهات العامة والأحكام الإدارية.

إرشادات يجب تذكرها أثناء كتابة الخطابات الرسمية:

يجب الاهتمام بصياغة مصطلحات واضحة ومباشرة أثناء إنشاء خطاب رسمي لتقديمه إلى أي من الأطراف. إلى جانب الاهتمام بالمسائل التي تحتاج إلى توضيح، يجب السعي وراء المصداقية أثناء تقديم المعلومات الموجودة في نص العنوان الرسمي.

من الضروري الالتزام بهدف الخطاب والامتناع عن إضافة أي محسنات أدبية، وكتابة الرسالة بطريقة يسهل على المستلم فهمها.

يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا بإيجاز مطلق، دون التردد في التحدث أو استخدام الكلمات ولكن أيضًا الانتباه إلى التفاني في الرسالة الدقيقة للخطاب.

من الضروري تأليف الخطاب بطريقة مقنعة للغاية، وتجنب إظهار العاطفة في منتصفه. إذا كانت الرسالة الموجهة عبارة عن رد على خطاب واحد أو أكثر من الخطابات السابقة، فيجب مراعاة تقديم رقم الخطاب ومحتوياته بإيجاز مع تضمين تاريخ الرسالة السابقة.

عند كتابة الرسالة، من الجيد أن تكون الأفكار منظمة جيدًا. قبل الانتقال إلى مناقشة المفاهيم التالية، من الحكمة تقديم هذه الأفكار بطريقة منظمة والتأكد من فهمها بوضوح.

من الأفضل تجنب إدراج عدة إطارات في الخطاب الرسمي واشتراط وضع “التوقيع” في أسفل المستند على الجانب الأيمن قبل تطبيق الختم الرسمي.

فن كتابة الخطابات الرسمية pdf

كتابة الخطابات الرسمية هي موهبة يجب تعلمها وممارستها بشكل فعال. إنه نوع من الفن وهي ممارسة من الفنون الإدارية القديمة والمعاصرة التي لا تزال تمارس حتى اليوم.

عند كتابة خطابات رسمية، يجب أن يكون لوثيقة الخطاب تصميم جميل ورائع. يجب أيضًا تضمين شعار الجهة في الوثيقة الرسمية والذي يعطي الخطاب مظهرًا رسميًا.

تشمل التفاصيل الفنية التي يجب العمل عليها توقيع الخطاب وإضافة الرقم المرجعي لهذه الرسالة وختم الجهة التي يتم تمثيلها بالرسالة الرسمية.

تتطلب كتابة الخطابات الرسمية درجة عالية من البلاغة والأناقة والجمال. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون للخطاب هدف واحد أو قضية واحدة حتى يبدو قويًا ويكون له تأثير على القارئ؛ وإلا يفقد الخطاب قبوله لكثرة المطالب فيه.

هنا عزيزي القارئ مثال معد مسبقًا يوضح كيفية كتابة الخطابات الرسمية بالطريقة التالية:

بسم الله الرحمن الرحيم

السيد الفاضل/…… رئيس مجلس إدارة شركة/…………

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:

الموضوع: خطاب طلب توظيف

المدير المحترم:

لدي المعلومات التالية: المواطن:……………. الجنسية:………………، رقم بطاقة الهوية:………… المسمى الوظيفي:…….. المؤهل:…………..، التخصص:………….، رقم الهاتف:……………. والعنوان:………………

أقدم خطاب طلب لمنصب مدير فرع في الشرق الأوسط لأن لدي خبرة ذات صلة. وفي مجال الخبرة نفسه الذي أمتلكه، سأفكر بشكل نقدي وأعمل بجد لتطوير المشروع قيد البحث.

وتفضلوا بقبول خالص الشكر.

مقدم الطلب:…

التوقيع:…

التاريخ:….

اطلع على: نكتُب لك الخطابات والمساعدات وطلبات النقل والإلحاق والتعيين

طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير

عند كتابة الخطابات الرسمية، هناك عدد من الإرشادات المهمة التي يجب مراعاتها. تستند هذه القائمة على المعرفة النظرية والخبرة الكتابية الفعلية. إليك بعض النصائح:

حدد هدف الكلام:

عزيزي صانع المحتوى والقارئ الموقر، الحوار الذي ليس له هدف محدد لا طائل من ورائه ولا يُشار إليه حتى على أنه خطاب.

اجعل الخطاب موجزًا:

ولأن الرسائل الرسمية تقدم إلى جهات رسمية وانشغال القائمين عليها بوظائف وأشياء أخرى، يجب إعداد الخطابات الرسمية بسرعة وإيجاز. يبدو أن الخطاب تقرير وليس خطابًا في حد ذاته نتيجة لطوله.

اكتب المراسلات باللغة العربية:

عند كتابة خطابات رسمية، يجب استخدام اللغة العربية القياسية ويجب استخدام المصطلحات بشكل صحيح وأنيق. تجنب استخدام المصطلحات التي لا معنى لها أو يصعب فهمها أثناء الكتابة، وكذلك الأخطاء النحوية واللغوية.

التعبير عن الامتنان والاحترام:

عزيزي القارئ، يرجى استخدام لغة محترمة ومعجبة أثناء الكتابة للجهة الرسمية. تجنب استخدام المصطلحات الخام أو البدائية.

استفد من الألقاب الرسمية:

يجب استخدام الألقاب الرسمية لإثبات المكانة الرفيعة التي يشغلها متلقي الخطاب الرسمي.

الاستفادة من الكمبيوتر:

من أجل التأكد من أن الرسالة المهنية واضحة، يجب كتابتها على الكمبيوتر.

وهنا، نجحنا في تزويدك بمجموعة مختارة من النصائح والإرشادات لكتابة الخطابات الرسمية تفي بالمعايير الأساسية لإنشاء خطاب رسمي، بغض النظر عما إذا كنت تكتب إلى شركة محلية أو دولية أو شخص معين.

وللحصول على خدمات كتابة الخطابات الرسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)