قد يتعرض الشخص لأحداث ومواقف في هذه الحياة تمنعه من الحصول على قسط جيد من النوم ليلًا.
كما أنه قد يعاني من الأرق والقلق، مما يجعله يفقد التركيز.
فيلجأ إلى كتابة خطابات رسمية للسلطات التي يمكن أن تقدم له المساعدة والعون المطلوبين، وهو ما يمكنه القيام به من خلال صياغة وكتابة خطاب رسمي بطريقة رسمية وتحديد قضيته.
ولكي يزيل حزنه يطلب من الجهات المعنية أن تدعمه ويسرد العوامل التي دفعته إلى كتابة خطاب رسمي.
سنتطرق إلى الأساليب المُثلى لصياغة الخطابات بما يتناسب مع الغرض منها والجمهور المستهدف، مع التأكيد على أهمية الدقة والمصداقية في المعلومات المُقدمة.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات، على أيدي نخبة من الخبراء، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
العديد من الأسباب المحتملة التي تدفع الشخص إلى كتابة خطابات رسمية قد تكون الرسالة مكتوبة كنتيجة لشكوى من هجوم، سواء كان لفظيًا أو جسديًا. أو شكوى بشأن الفصل غير المبرر لوظيفة أو شكوى ضد التشهير عبر الإنترنت، من بين مظالم أخرى.
قد يتم إرسال خطاب رسمي للأغراض الرسمية لتقديم طلب، مثل طلب المال لسداد الديون أو القروض التي أخذها الشخص بمرور الوقت وهي الآن تثقل كاهله.
أو تقديم مطالب أخرى، مثل طلب الانتقال من وظيفة إلى أخرى. قد يقوم أي شخص أيضًا بكتابة خطابات رسمية يقدمها لأفراد آخرين أو منظمات رسمية لمجموعة متنوعة من الأسباب المختلفة التي يصعب حسابها.
الخطاب الرسمي عبارة عن اتصال مكتوب قد يتضمن وثائق داعمة وغالبًا ما يتم توجيهه إلى المنظمات أو الأشخاص الذين يشغلون مناصب رسمية.
لتحرير خطاب رسمي احترافي، اتبع هيكلاً دقيقًا واستخدم لغة رسمية وواضحة، وسنشرح لك في هذا المقال، من خلال أمثلة نظرية ونماذج عملية، كيفية كتابة وتنظيم خطاب رسمي مقنع.
طريقة كتابة خطابات رسمية
عند كتابة خطابات رسمية، هناك بعض الإجراءات والصفات التي يجب أخذها في الاعتبار للتأكد من أن الرسالة شاملة وسليمة وخالية من الأخطاء وتفي بمتطلبات الموافقة من قبل السلطات المختصة.
لذلك، في هذه الفقرة سنتابع الخطوات لكتابة خطابات رسمية بشكل صحيح بالإضافة إلى الصفات التي تميز الخطابات الرسمية عن الأنواع الأخرى.
خطوات كتابة الخطابات الرسمية:
- البدء بالبسملة.
- كتابة اسم المنظمة أو الفرد الذي يوجه إليه الخطاب الرسمي مثل: إلى معالي وزير التربية والتعليم الموقر.
- توجيه التحية إلى المتلقي المقصود. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، خير وأشمل تحية ويتبعها بجملة تحية عطرة وبعد.
- كتابة عنوان موضوع الخطاب الرسمي بحيث يكون لدى المستلم فكرة أساسية عما سيغطيه الخطاب. التنسيق كالتالي: “الموضوع/ خطاب طلب المساعدة المالية”.
- التعبير عن امتنانكم وتقديركم لجهود السلطات نيابة عن الوطن والمقيمين فيه في خطاب رسمي. وسيشجعهم ذلك على مواصلة جهودهم وتكثيفها.
- سرد موضوع الخطاب بإيجاز وبساطة مع الإيجاز بدلًا من الإطالة، والإشارة إلى الأحداث المهمة التي يجب تضمينها، بالنظر إلى أن إدراجها مطلوب.
- إذا كانت الشكوى تتعلق بقضية جنائية، فذكر الأماكن والتواريخ والأسماء والامتناع عن الكذب أو تحريف الحقيقة أو عكس الحقيقة أو التجميل، أو تضخيم رواية ما حدث.
- ختام الخطاب من خلال مطالبة الجهة المختصة بمراجعة أي شكاوى أو طلبات وردت فيه عند كتابة خطابات رسمية، وأخذها بعين الاعتبار والتعبير عن امتنانها مرة أخرى للسلطة المختصة والدعاء لاستمرار عطائهم.
- سرد المعلومات ذات الصلة لمقدم الطلب، والتي يمكن العثور عليها في تذييل الصفحة. كما يتم تضمين ما يلي: الاسم الكامل لمقدم الطلب أو من ينوب عنه، رقم الهوية الوطنية، رقم العمل، معلومات الاتصال، والتوقيع.
- العودة والتحقق مرة أخرى من الرسالة للتأكد من عدم وجود مشاكل نحوية أو إملائية أو واقعية.
- إرسال الخطاب إلى السلطات المختصة بالبريد مرفقًا به، بالإضافة إلى أي أوراق داعمة ومستندات ضرورية.
خصائص الخطاب الرسمي:
هناك عدد من السمات التي تميز الخطاب الرسمي عن الأنواع الأخرى من الكلام العرضي، وفيما يلي قائمة بهذه السمات:
- يجب استخدام خطاب رسمي فقط لإبلاغ شكوى أو طلب إلى هيئة رسمية. ليس من المناسب استخدام خطاب رسمي في التحيات العرضية أو الأحاديث القصيرة حيث إنه يهدف إلى تنبيه الهيئة الرسمية إلى قضية خطيرة تتطلب الاهتمام والدعم.
- يجب أن تكون اللغة العربية الفصحى هي اللغة المستخدمة في كتابة خطابات رسمية، مع استخدام عبارات وجمل جيدة التنظيم ومفردات رنانة ومفهومة وتجنب المفردات غير المفهومة والكلمات والعبارات العامية لأنها لا تعبر عن المسؤول.
- تجنب استخدام لغة فظة أو غير مناسبة وأبدى احترامًا لشخصية السلطة.
- تم تضمين الألقاب الرسمية للجهة التي سيتم تسليم الخطاب الرسمي إليها في الرسالة. “سمو الأمير، معالي رئيس الديوان، سيادة المدير”. تسميات رسمية مناسبة أخرى.
- إيجاز الخطاب: متلقي هذا النوع من الخطابات الرسمية مشغول للغاية ولا يمكنهم تخصيص الكثير من الوقت لقراءة نصوص طويلة. لذلك، من الأفضل إبقاء الخطب موجزة قدر الإمكان.
- استخدام الحاسوب لكتابة خطابات رسمية بحيث يكون مقروءًا ومفهومًا للمتلقي.
كيفية كتابة خطابات رسمية
كما هو معروف أن لكل مدينة أو منطقة أمير خاص بها يتولى شؤونها ويدير شؤونها، في هذه الفقرة سنعرض معروض طلب عمل للأمير. في بعض الأحيان، يكفي طلب أي شيء من أمير المدينة أو المنطقة بدلًا من الكتابة إلى ولي العهد مباشرة.
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سمو الأمير/…………..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
تحية طيبة وبعد:
الموضوع/ خطاب طلب وظيفة.
سموك، لقد تخرجت من الجامعة منذ سنوات عديدة وقد أبليت بلاءً حسنًا في الفصول الدراسية. الحمد لله، لقد فعلت كل ما في وسعي بجد وإصرار، حتى حصولي على شهادتي الجامعية.
لقد تقدمت بطلبات إلى العديد من القطاعات التجارية والعامة وانتظرت ردًا من كل منها، لكن للأسف لم أتلق أي رد من أي منهم. حاولت مرارًا وتكرارًا، إرسال السيرة الذاتية إلى العديد من الشركات والهيئات الحكومية والمؤسسات الخاصة عبر مواقع الويب وزيارة المكاتب والشركات، لكن كل ذلك لم يكن مثمرًا وكانت جهودي بلا جدوى.
على الرغم من أنه لم يكن في مجال خبرتي، فقد فكرت في بدء مشروعي الخاص. ومع ذلك، في النهاية كنت بحاجة إلى وسيلة دعم حتى أتمكن من شراء الطعام والشراب والأدوية وغيرها من الضروريات لعائلتي حتى يتمكنوا من عيش حياة لطيفة وهادئة.
لكن للأسف، بعد البحث في جدوى المشروع، اكتشفت أنني أفتقر إلى الأموال اللازمة لإكماله. ونتيجة لذلك، التفت إلى الله ثم إليكم من خلال كتابة خطابات رسمية للمساعدة.
أتوقع ردكم بفارغ الصبر وآمل حقًا ألا ترفضوا طلبي لأن لدي عائلة كبيرة أعولها ولا أستطيع تحمل تكاليف إكمال مشروع خاص. لقد جئت إليكم بهذا الطلب المليء بالأمل والتفاؤل، وأنا أتطلع إلى الرد منك.
من أجل مصلحة هذا البلد وهذه الأمة العظيمة، سنعمل معًا في ظل قيادة حكيمة وعادلة في المنصب والوظيفة التي يمكنك منحها لي. نحن نقدر تعاونك الكريم معنا.
لإثبات جدية ما أشرت إليه في كتابة خطابات رسمية، أرفق مستنداتي ووثائق الاعتماد الخاصة بي بالإضافة إلى جميع الخطابات التي أرسلتها من أجل البحث عن وظيفة.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم:
رقم التليفون:
البريد الإلكتروني:
العنوان:
التوقيع:
كتابة خطابات ادارية
في مجال الأعمال والتمويل، تعد نماذج الرسائل الإدارية من بين أكثر النماذج أهمية؛ لأنها تستخدم بشكل أساسي لتبادل المعلومات والإخطارات داخل مؤسسات مكان العمل والمؤسسات من جميع الأنواع والتخصصات والأنشطة.
كما هي العادة يحتاج كل إجراء أو مناسبة أو علاقة إدارة داخل الشركة إلى كتابة خطابات رسمية إدارية. يمكن تعريف الخطاب الإداري على أنه الاتصالات التي يتم توصيلها رسميًا داخل المنظمة؛ يحدث بين الموظفين وكلا المشرفين والموظفين الآخرين.
اقتصرت الرسائل الإدارية على النسخ الورقية، حتى مع انتشار البريد الإلكتروني، إلا أن هذا النمط تغير بظهور “الشخصية الاعتبارية” داخل المؤسسات، ممثلة بالدائرة الإدارية، لتشمل الرسائل الإلكترونية أيضًا.
أنواع الرسائل الإدارية:
تأتي الرسائل الإدارية في عدد من الأشكال، بما في ذلك التقارير والمذكرات والخطابات بمختلف أنواعها، اعتمادًا على المنظمات والشركات التي كُتبت من أجلها.
- المراسلات أو الخطابات العامة.
- تقييمات الإدارة.
- ملاحظات للإدارة.
يجب أن تلتزم الرسائل الإدارية بالمتطلبات التالية:
يجب أن تلتزم كتابة خطابات رسمية إدارية بعدد من المتطلبات حتى يتم اعتبارها خطابات إدارية رسمية. من بين هذه المتطلبات ما يلي:
- بغض النظر عما إذا كان طلبًا للوصول إلى ملف إداري أو طلبًا لتأجيل اجتماع، يجب أن تبدأ الرسالة بترويسة بالموضوع الذي هو السبب الرئيسي لإرساله إلى من يهمه الأمر. اطلب إجازة أو رغبة في معرفة المزيد عن تفاصيل معينة لعوامل مختلفة.
- يجب ذكر التاريخ بالكامل كـ (يوم / شهر / سنة) حتى يتم التعرف عليه.
- اكتب اسم المؤسسة أو الشركة.
- اذكر اسم ولقب المستلم.
- ضع قائمة بالنقاط الأساسية.
- يجب كتابة مضمون الرسالة بطريقة واضحة وموجزة.
- قدم ملاحظات ختامية عند كتابة خطابات رسمية.
- اذكر اسم المرسل ومنصبه.
- توقيع المرسل.
إذا تم إرسال الخطاب يدويًا على الورق، فمن الأفضل أيضًا استخدام ورق من النوع G، وإذا تم إرساله إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني، فمن الأفضل استخدام خط عادي، وتجنب الخطوط الفاخرة. النظر في المكان المناسب لعلامات الترقيم والترتيب المنظم للفقرات.
اطلع على: معرفة طريقة طلب اجازة مرضية من نظام فارس في 6 فقرات
خدمات كتابة خطابات ادارية
من أجل كتابة خطابات رسمية إدارية ونشرها بتنسيق مقبول، يجب استيفاء العديد من المتطلبات. من بين هذه المتطلبات ما يلي:
- تجنب الحديث بالعامية واستخدام الخطاب الصريح والواضح الذي يتسم أيضًا بأناقة ويستند إلى الكلمات المناسبة؛ يعد ذلك ضروريًا للرسالة لتتخذ هيكلها الصحيح ولكي يفهم المرسل إليه بسهولة محتوى الرسالة والغرض المقصود منها.
- التأكد من دقة جميع الحقائق والأرقام الواردة في متن الرسالة.
- يجب أن نتذكر أن مادة الخطاب يجب أن تكون موجزة وأنيقة، وأن تنقل الفكرة المرغوبة بوضوح وأن تخلو من المعلومات الدخيلة.
- تأكد من تضمين اسم المرسل والمستلم الصحيحين، بالإضافة إلى تاريخ إرسال الرسالة.
- عندما تتم مناقشة موضوع ما في الرسالة وتكون المستندات الداعمة مطلوبة لإثبات مناقشته، يجب إرفاق المستندات الداعمة.
أخيرًا، ناقشنا في هذا المقال الشيق الذي يتحدث عن كتابة خطابات رسمية المتطلبات الأساسية لإنشاء خطاب إداري بالإضافة إلى المتطلبات والصفات الحاسمة التي يجب الالتزام بها من أجل إنتاج خطابات ورسائل رسمية يمكن الاعتماد عليها لتسليم تلك الرسائل بين موظفي مكان العمل.
وللحصول على خدمات عن كتابة خطابات رسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
