أفضل نموذج لمذكرة الإحاطة

تعد مذكرة الإحاطة أداة مهمة في العديد من المؤسسات، حيث تُستخدم لتوضيح أو نقل المعلومات بين الإدارات أو الأفراد بشكل رسمي ومنظم، قد يعتقد البعض أن مذكرة الإحاطة تقتصر فقط على المؤسسات الحكومية، إلا أنها تعتبر أيضًا من الأدوات الأساسية في الشركات الخاصة والمنظمات الدولية؛ لذا سنستعرض في هذا المقال كيفية كتابة مذكرة إحاطة فعالة، والعناصر الأساسية التي تحتوي عليها، وكيف تختلف عن الأنواع الأخرى من المذكرات مثل معروض طلب وظيفة أو معروض إجازة، كما سنقدم نموذجًا عمليًا لمذكرة إحاطة.

كيف أكتب مذكرة إحاطة فعالة

كتابة مذكرة إحاطة فعّالة هي مهارة مهمة في بيئة العمل، حيث تهدف إلى نقل المعلومات بشكل دقيق وواضح إلى الأشخاص المعنيين، فيما يلي الخطوات التي تساعدك على كتابة مذكرة إحاطة فعالة:

1. حدد الهدف من المذكرة

قبل أن تبدأ في كتابة المذكرة، يجب أن يكون لديك هدف واضح. هل المذكرة تهدف إلى إحاطة القارئ بمعلومة معينة؟ أم أنك ترغب في طلب إجراء أو اتخاذ قرار؟ تحديد الهدف سيساعدك في تحديد طريقة الكتابة وتوجيه المذكرة بشكل مناسب.

2. ابدأ بمقدمة مختصرة

المقدمة هي الجزء الذي يقدم للقارئ فكرة عن الموضوع أو القضية التي ستتم إحاطته بها. يجب أن تكون المقدمة مختصرة وواضحة، بحيث تجذب انتباه القارئ مباشرة وتوضح سبب كتابة المذكرة.

3. تحديد المستلم أو الجهة المستهدفة

في المذكرة، من المهم توجيهها إلى الشخص أو الجهة المعنية بالمحتوى؛ إذ يجب أن يكون المستلم واضحًا في المذكرة لتجنب أي لبس، كما يمكنك إضافة بعض التفاصيل مثل المسمى الوظيفي إذا كان ذلك مناسبًا.

4. عرض الموضوع بشكل منظم

بعد المقدمة، يجب أن تنتقل إلى الجزء الرئيسي من المذكرة حيث يتم عرض الموضوع بتفاصيله، من المهم تنظيم المعلومات بحيث تكون مترابطة وسهلة الفهم، ويمكنك استخدام النقاط أو العناوين الفرعية لزيادة الوضوح.

على سبيل المثال، إذا كانت المذكرة تتعلق بتقرير أداء مالي، يمكن ترتيب النقاط كالتالي:

• زيادة الإيرادات: شرح النسبة المئوية للزيادة وأسبابها.
• النفقات: تسليط الضوء على التغيرات في النفقات وأسبابها.
• التحديات المحتملة: ذكر أي مشاكل قد تواجهها الشركة في المستقبل بسبب هذه التغيرات.

5. استخدام لغة رسمية وواضحة

بما أن المذكرة هي وثيقة رسمية، يجب أن تكون اللغة المستخدمة رسمية ومهنية، مع تجنب استخدام المصطلحات العامية أو غير المتفق عليها في بيئة العمل؛ لذا حاول أن تكون واضحًا ومباشرًا في اختيار كلماتك.

6. التوثيق بالأدلة (إن وجدت)

إذا كانت المذكرة تتضمن بيانات أو حقائق، تأكد من توثيقها بمصادر أو مستندات داعمة إن أمكن، هذا يشمل تقارير مالية، دراسات، أو أي مستندات أخرى قد تدعم محتوى المذكرة.

7. الختام والتوصيات

في النهاية، يجب أن تختتم المذكرة بتوجيهات واضحة أو توصيات، إذا كانت المذكرة تتطلب اتخاذ قرار، فوضّح ذلك بشكل محدد.

8. التوقيع والتاريخ

في نهاية المذكرة، يجب أن يتضمن توقيعك وكتابة تاريخ إعداد المذكرة، مما يساعد في توثيق صحة المذكرة وجعلها رسمية.

9. التنسيق الجيد

التنسيق الجيد يجعل المذكرة أكثر سهولة في القراءة والفهم؛ لذا تأكد من أن المذكرة تحتوي على فقرات مرتبة وعناوين واضحة، واستخدم النقاط أو الأرقام لتنظيم المحتوى بشكل يسهل متابعته.

ما هي العناصر الأساسية لمذكرة الإحاطة

لكتابة مذكرة إحاطة فعالة، يجب تضمين بعض العناصر الأساسية التي تضمن وضوح الرسالة وسهولة الوصول للمعلومات المطلوبة، هذه العناصر هي:

1. العنوان

العنوان هو العنصر الأول في مذكرة الإحاطة، ويجب أن يكون واضحًا ومباشرًا. يعبّر العنوان عن موضوع المذكرة بشكل موجز واحترافي، مما يساعد القارئ على فهم محتوى المذكرة قبل قراءة التفاصيل.

2. التاريخ

تحديد تاريخ إعداد المذكرة أمر بالغ الأهمية لأنه يساعد في توثيق المذكرة وتحديد وقت تقديم المعلومات، ويعتبر التاريخ مرجعية مهمة في حالة الرجوع للمذكرة لاحقًا.

3. المستلم

يجب ذكر اسم الشخص أو الجهة التي يتم توجيه المذكرة إليها، وأن يكون هذا الجزء دقيقًا لأن ذلك يضمن وصول المذكرة إلى الجهة المعنية بشكل صحيح، في بعض الأحيان يتضمن المسمى الوظيفي للمستلم لتوضيح الدور الذي يتطلب استلام المذكرة.

4. الموضوع

الموضوع هو جزء أساسي يوضح القصد من المذكرة بشكل مختصر؛ إذ يجب أن يكون الموضوع دقيقًا وموجزًا ليعكس محتوى المذكرة، مثل “إحاطة حول تقرير الأداء المالي للربع الرابع”.

5. محتوى المذكرة

يعد هذا الجزء هو جوهر المذكرة حيث يتم توضيح المعلومات الرئيسية بشكل منظم، ويجب أن يتضمن كافة التفاصيل اللازمة حول الموضوع، مع التأكيد على النقاط الأكثر أهمية بشكل مختصر، ويمكن استخدام القوائم النقطية أو الترقيم لتنظيم الأفكار بوضوح.

6. التوصيات أو الإجراءات المقترحة

إذا كانت المذكرة تتطلب اتخاذ قرارات أو إجراءات معينة، يجب تضمين التوصيات أو المقترحات بشكل واضح، وتساعد هذه التوصيات على توجيه المستلم حول الخطوات القادمة أو القرارات الواجب اتخاذها.

7. التوقيع

يجب أن يتضمن الجزء الأخير من المذكرة توقيع الكاتب أو الجهة التي أعدت المذكرة لتوثيق صحتها ومسؤوليتها.

8. المرفقات (إن وجدت)

إذا كانت هناك مستندات أو وثائق داعمة، يتم ذكرها في هذا القسم، مما يساعد على تقديم المزيد من التفاصيل أو الأدلة لدعم المذكرة.

ما الفرق بين مذكرة إحاطة ومذكرة أخرى

الفرق بين مذكرة الإحاطة وأي نوع آخر من المذكرات يكمن في الهدف والمحتوى والأسلوب، وتختلف مذكرة الإحاطة عن المذكرات الأخرى في النقاط التالية:

1. الهدف

• مذكرة الإحاطة: تهدف إلى نقل معلومات أو تقديم توضيحات حول قضية معينة لشخص أو جهة معينة، غالبًا ما تتعلق بمستجدات أو تطورات في العمل أو تقرير حول موضوع محدد.
• المذكرات الأخرى: قد تكون لطلب شيء، مثل معروض طلب وظيفة أو معروض إجازة، حيث يكون الهدف هو تقديم طلب رسمي للحصول على خدمة أو ميزة معينة.

2. المحتوى

• مذكرة الإحاطة: تحتوي على معلومات مفصلة وحقائق حول موضوع معين، مثل تقارير مالية أو ملاحظات حول عملية إدارية، وغالبًا ما يكون محتوى مذكرة الإحاطة موجهًا للإفادة والتوضيح.
• المذكرات الأخرى: مثل معروض وظيفة أو معروض طلب إجازة، تحتوي على معلومات موجهة لطلب إجراء معين، سواء كان التوظيف أو الموافقة على إجازة، ويتطلب فيها تقديم مبررات وأسباب تدعم الطلب.

3. الأسلوب

• مذكرة الإحاطة: تُكتب بأسلوب موضوعي ومباشر، حيث يكون الهدف هو توضيح المعلومات أو تبادل البيانات.
• المذكرات الأخرى: غالبًا ما تكون أكثر شخصية، وتُكتب بأسلوب يناقش طلبًا معينًا ويعتمد على تقديم أسباب قوية للطلب، مثل خطاب رسمي يطلب شيئًا معينًا.

إذن، الفرق بين مذكرة الإحاطة وغيرها من المذكرات يتحدد في نوع المحتوى والهدف الأساسي منها.

نموذج لمذكرة الإحاطة

فيما يلي نموذج توضيحي لكتابة مذكرة إحاطة في سياق عمل رسمي:

ولتحميل نموذج لمذكرة الإحاطة word  يمكنك الضغط على الرابط التالي:

في الختام تعد مذكرة الإحاطة من الأدوات الأساسية التي تسهم في تبادل المعلومات بين الأفراد داخل المؤسسات بشكل سلس وفعال، من خلال كتابة مذكرة إحاطة بشكل منظم ودقيق، يمكنك التأكد من إيصال المعلومات إلى الجهة المعنية بوضوح وباحترافية، كما أن الفرق بين مذكرة الإحاطة وأي نوع آخر من المذكرات مثل معروض طلب وظيفة أو معروض إجازة يتمثل في الغرض والمحتوى والأسلوب المستخدم في الكتابة، واتباع النصائح المذكورة في هذا المقال سيساهم في تحسين مهارات الكتابة الخاصة بك ويجعلك أكثر قدرة على إعداد مذكرات فعّالة.

وللحصول على خدمة كتابة نموذج لمذكرة الإحاطة بطريقة احترافية، يمكنك التواصل معنا الحين للحصول على أفضل خدماتنا الكتابية بالإضافة إلى خدمة الإرسال إلى الجهات المعنية السعودية من خلال الواتساب التالي: