تحضير وإعداد نموذج محضر اجتماع بأفضل الخطوات

قد تبدو كتابة نموذج محضر اجتماع مكتوب مسبقًا بمثابة نشاط لا طائل من ورائه أو غير مهم، قد تفوضه للمتدرب أو ربما تخطيه تمامًا.

غالبًا ما تُعتبر الاجتماعات نفسها غير فعالة في نظر البعض.

من ناحية أخرى، قد يكلفك تجاهل هذا العمل بشكل غير صحيح وقتًا وموارد.

قد يكون محضر الاجتماع أداة مفيدة للغاية لإبقاء الجميع على علم إذا كان لديك سبب وجيه لإجراء اجتماع.

دعنا نتعمق في تعريف محاضر الاجتماع وتطبيقاته الأكثر أهمية، والمكونات التي يجب الحضور إليها، وكيفية إكمال نموذج محضر الاجتماع القابل للطباعة.

وللحصول على خدمات كتابة نموذج محضر اجتماع، وكذلك للحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0556663321)

نموذج محضر اجتماع

يتم تضمين أهم الموضوعات التي تم تناولها في الاجتماع في نموذج محضر اجتماع. تطبيقاته ومزاياه الأساسية هي:

• إبلاغ أعضاء الفريق الغائبين بالاجتماع والقرارات التي تم أخذها.
• بمثابة سجل للمحادثة لاستخدامها لاحقًا.
• من خلال تدوين الملاحظات، يمكنك التأكد من عدم نسيان أي مناقشة أو مفهوم.

قيمة محضر الاجتماع:

قد يُفرض القانون أخذ محاضر الاجتماعات في بعض الظروف الاستثنائية، مثل جلسات الاستماع التأديبية للموظفين أو القضايا القانونية. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في استخدام نموذج محضر اجتماع المعد مسبقًا هو أمر متروك لك تمامًا.

تعطي المحاضر سجلًا مكتوبًا للقرارات المتخذة في الاجتماع وتخلق توافقًا في الآراء بشأن الاستنتاجات. إنه مصدر مهم للمعرفة يمكّن الناس من التفكير فيما حدث.

أسهل طريقة لمنع سوء التفاهم الذي يسببه الأشخاص الذين لديهم ذكريات مختلفة عن الاجتماع هو الحصول على نموذج محضر اجتماع.

لإبقاء الجميع في اهتمام، دع الأفراد يعرفون ما يفترض أن يفعلوه وحدد مواعيد نهائية واضحة. تأكد من عدم إهمال أي عناصر عمل، وتوضيح ما سيحدث بعد ذلك ومن المسؤول عما سيحدث.

قد يستخدمه الأعضاء غير القادرين على الحضور كمصدر للمعلومات. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يساعد أصحاب العمل الآخرين في البقاء على اطلاع دائم. على سبيل المثال، عندما يؤثر قرار الاجتماع على العمل الجماعي الداخلي أو التعاون في المشاريع أو الأنشطة.

نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز

قد يتضمن نموذج محضر اجتماع أيضًا مؤسسات تعليمية مثل المدارس بدلًا من الشركات فقط. من أجل تحديد ما سيتم عمله خلال العام الدراسي القادم، سيلتقي عدد من كبار المدربين مع مدير إدارة المدرسة.

من خلال توفير بعض الاتصالات الرسمية الدقيقة والموجزة من المدير إلى جميع المدربين أو كل شخص في المؤسسة التعليمية، فإنه يشرح أيضًا ما تم القيام به في العام السابق والذي يجب تغييره.

هناك بعض الجوانب التي يجب تضمينها في نموذج محضر اجتماع حتى تعكس بدقة ما حدث أثناء الاجتماع. تستخدم العديد من المنظمات تنسيقًا تقليديًا أو تطور تنسيقًا خاصًا بها لمحاضر اجتماعاتها. على الرغم من أن التسلسل قد يتغير على الأرجح، إلا أنه يتكون عادةً من:

1. العنوان: اسم الفريق أو اللجنة وتاريخ الاجتماع ووقته ومكانه.
2. المشاركون: يجب إدراج جميع الحاضرين ومن كتب خطابات اعتذار عن عدم تمكنه من الحضور ومن طلب نسخ من المحضر.
3. يجب على أي شخص غير قادر على حضور الاجتماع ولكن يتعين عليه متابعة شيء من المحضر السابق أن يتأكد من أن رئيس الاجتماع أو أمين السجل على علم بذلك. سيضمن هذا أن الاجتماع سيمضي دون عوائق.
4. عناصر العمل: ستحتوي هذه العناصر على أي أعمال غير منتهية من الاجتماع السابق بالإضافة إلى أي أعمال جديدة أو حالية يجب معالجتها الآن. يحتوي على خطة عمل المنظمة المحددة كذلك سيكون هناك أيضًا أسماء لأشخاص أو شركات أو منظمات أخرى.
5. يُطلب من الأشخاص غير القادرين على حضور اجتماع معين إخطار رئيس مجلس الإدارة أو محضر الاجتماع بأي تقدم في أعمالهم.
6. ذكر أولئك الذين أعربوا عن أسفهم، بالإضافة إلى أي قضايا تم اقتراحها على جدول أعمال الاجتماع المقبل.
7. سيتم الإشارة إلى مكان ووقت الاجتماع التالي.
8. يتم سرد اسم الفرد الذي أنشأ التقرير وتاريخ الإرسال وتاريخ الموافقة في سطر التوقيع. بالنسبة للمحاضر ذات الطابع القانوني، مثل محاضر اجتماعات مجلس الإدارة، تتطلب بعض المنظمات أكثر من مُوِقع واحد.
9. إن التأكد من الحفاظ على الملاحظات موجزة وغنية بالمعلومات من أجل وصف المحادثة والنتائج التي حدثت هو قسم حاسم يجب أن يكون فيه الشخص المسؤول عن تدوين محاضر الاجتماعات على علم بها.

نموذج محضر اجتماع جاهز

كيف تملأ نموذج محضر اجتماع؟

من الضروري أن تضع في اعتبارك أن كل شركة تسجل محاضرها بشكل مختلف قليلاً أثناء تعلم كيفية كتابة محاضر الاجتماعات ويمكنك الحصول على هذا النموذج من موقعنا.

تحدث إلى الشخص المسؤول أو رئيس مجلس الإدارة، على سبيل المثال حول أي تنسيقات متوقعة قيد الاستخدام حاليًا أو قد تكون في المستقبل. لاستخدامه كمثال،

انظر إلى محضر الاجتماع السابق. اطلب نسخة من جدول أعمال الاجتماع من الرئيس والتي يجب أن تتضمن قائمة بجميع المشاركين، بما في ذلك أي زائر أو متحدث. ما هي المعلومات التي يجب التقاطها وكيفية تقديمها هما أهم شيئين يجب إتقانهما أثناء تعلم كيفية تدوين محاضر الاجتماع.

يجب إدخال المعلومات التالية في نموذج محضر اجتماع:

• وقت الاجتماع: متى بدأ الاجتماع؟
• أسماء الحاضرين والغائبين من الاجتماعات.
• تصحيحات وتعديلات على محضر الاجتماع السابق.
• إضافات جدول الأعمال الحالي.
• ما إذا كان هناك نصاب قانوني.
• يتم تقديم الطلبات أو رفضها.
• التصويت، ويتضمن نتيجة التصويت إذا كان هناك اقتراح.
• اتخاذ أو الموافقة على اتخاذ الإجراءات.
• الإجراءات التالية.
• عمل جديد.
• مشاركة عامة أو مناقشة.
• وقت وتاريخ الاجتماع القادم.
• فترة تأخير.

لالتقاط المحادثات بدقة أثناء الاجتماعات مع تجنب التصريحات الاستفزازية والمؤذية. أسهل طريقة لتحقيق ذلك هي التقليل من الصفات والظروف. تأكد من أن صياغتك دقيقة ولا لبس فيها.

نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة

تعقد جميع الشركات والمؤسسات عدة اجتماعات وبعد كل اجتماع، يجب تسجيل نموذج محضر اجتماع لتسجيل تفاصيل الإجراءات. لذلك، موضوعنا اليوم هو إعداد محضر اجتماع نموذجي والذي نقدم فيه تنسيق النموذج الذي يسرد الإنجازات والاقتراحات والواجبات التي يجب إكمالها أثناء الاجتماعات ويمكنك تحميله من موقعنا.

كيفية ملء نموذج لمحضر الاجتماع بشكل صحيح:

• حسب ترتيب المناقشة، ضع قائمة بالنقاط الرئيسية.
• يجب تدوين كل اقتراح مع اسم المقترح.
• ملاحظة الأشخاص المسؤولين عن اتخاذ القرارات وتنفيذها.
• سجل المعلومات الأكثر أهمية.
• ضع صيغة الماضي في التقرير.
• حافظ على القواعد النحوية والهجاء الصحيح.
• يقترح أن يكون المحضر مكتوبًا بالحبر لمنع العبث به.
• يحظر على أمين سجل الاجتماع تسجيل وجهة نظره أو انتقاد أي شيء يقال. إذا طُلب منه ذلك، فسيقوم فقط بتسجيل الملاحظات السلوكية.
• احتفظ بهذا النموذج في مكان محدد.
• رتب جميع الدقائق من الاجتماعات السابقة من الأقدم إلى الأصغر.
• اكتب عن عملية صنع القرار.

تتطلب العديد من الشركات نموذج محضر الاجتماع باللغة العربية من أجل:

• يتم إعلام كل عضو في المنظمة بالمهمة التي يتحملها والموعد النهائي في محضر الاجتماع.
• كما يتم تذكير الجميع بالتزاماتهم.
• يتم استخدامه من قبل أولئك الذين لم يحضروا الاجتماع لمساعدتهم على معرفة ما تقرر.
• يلجأ إليه الرؤساء أيضًا للتذكير بشروط الاتفاقية.
• وجهات النظر المتضاربة تقلل من احتمالية ظهور المشاكل بين المشاركين في الاجتماع.

اطلع على:

• كتابة مذكرة داخلية بأفضل الطرق والخطوات العملية
• نموذج طلب اجازة.
• خطاب تثبيت الراتب.
• معروض للديوان الملكي.

كتابة محضر نموذج محضر اجتماع

تشمل الاعتبارات المهمة لكتابة نموذج محضر اجتماع ما يلي:

• اجلس بالقرب من منسق الاجتماع.
• في ترتيب مناقشتهم، ضع قائمة بالنقاط المهمة.
• راجع المحضر وأصلح أي أخطاء نحوية أو مطبعية.
• احتفظ بمحضر الاجتماع في مكانه الصحيح وبتسلسل زمني.

اتبع هذه الإجراءات لتسجيل محضر الاجتماع:

1. احضر قلمًا ودفترًا كبيرًا بما يكفي أو اشتري جدول أعمال ضخمًا مصممًا خصيصًا للاحتفاظ بمحاضر الاجتماع أثناء الاستعداد للاجتماع. على الرغم من أنه يمكنك الكتابة باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي، فلا يزال بإمكانك استخدام القلم والورقة في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. في بداية الاجتماع، لاحظ الوقت والتاريخ المحددين، بما في ذلك اليوم والشهر والسنة والمدة بالساعات والدقائق.
3. في حالة وجود عدد قليل من الأشخاص، قم بتدوين أسماء الجميع. يمكنك توزيع ورقة مع جدول لجمع المعلومات من الضيوف في الاجتماعات الكبيرة،
4. بالإضافة إلى تدوين أسماء الأشخاص الذين تخطوا الاجتماع، قم بذلك حتى تتمكن من تمريره إليهم بالطريقة الصحيحة.
5. اقرأ جدول أعمال الاجتماع للمشاركين، مع تسليط الضوء على أي مواضيع سيتم طرحها ومناقشتها، من أجل فتح نقاش حول كيفية تغيير الموضوعات أو استكمالها أو تنظيمها بأي طريقة أخرى.
6. إحضار نموذج محضر اجتماع الأخير؛ من الأفضل إعطائها للمشاركين قبل الاجتماع لتتمكن من قراءتها للحضور لإبلاغهم بآخر المستجدات ومتابعة ما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه.
7. لتوفير عبء عملك وجهدك، قم بتدوين ملاحظات موجزة وقم ببساطة بتسجيل الأفكار الرئيسية. تجنب تسجيل المعلومات غير الضرورية.
8. قم بتضمين جميع التقارير أو الملاحظات المقدمة في الاجتماع في المحضر.
9. اكتب المهام التي تم تعيينها بدقة، جنبًا إلى جنب مع الأشخاص الذين تم تكليفهم بكل عمل، وتتبع تفانيهم في ذلك.
10. صف العملية المستخدمة في اتخاذ القرارات. يمكن طرح نقطة مثيرة للجدل للتصويت من قبل الجمهور بالإضافة إلى تسجيل النتيجة، يجب عليك أيضًا تسجيل المنهجية وعدد الأصوات المعارضة وعدد الأصوات المؤيدة بشكل فردي.
11. تأكد من حصولك على جميع الأوراق اللازمة، مثل كشف الحضور والتقارير والملاحظات وما إلى ذلك، ولاحظ عند اختتام الاجتماع.
12. بعد الاجتماع، قم بملء أي معلومات مفقودة من العناصر والقدرات المطلوبة من كل موظف بكفاءة وفعالية.

الاجتماعات ضرورية في العمل، وتدعو إلى تسجيل النقاط الرئيسية التي يتم تناولها والاتفاق عليها. يمكن اعتبار نموذج محضر اجتماع بمثابة صحيفة توثق وقائع الجلسة أو الاجتماع وتسرد الموضوعات الرئيسية التي تمت تغطيتها.

يمكن أن تتخذ محاضر الاجتماع مجموعة متنوعة من التنسيقات، بما في ذلك الكتابة السريعة أثناء الاجتماع أو التسجيل الصوتي أو الصوت والفيديو. بعد الاجتماع، تتم مراجعة المحضر لاستخراج المعلومات الأكثر أهمية.

وفي هذا المقال قمنا بعرض كل ما تحتاج لمعرفته عن نموذج محضر اجتماع وكيفية كتابته وإعداده الجيد والتحضير له مع بعض النماذج الجاهزة للتحميل.

وللحصول على خدمات كتابة نموذج محضر اجتماع يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)