بعبارات غاية في الرصانة والفصاحة, وأساليب في الإمتاع والإقناع، نقوم بكتابه خطاب طلب صيانة.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات والخطابات والمعاريض، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: 0556663321
جدول المحتويات
كيفية كتابة خطاب طلب صيانة
إن الصيانة الدورية لأدوات وأجهزة الشركة يعد أمرا في غاية الأهمية؛ لاستمرار العمل بالشكل المطلوب، بدون أي عوائق. حيث وأن الشركات التي تهمل جانب الصيانة نجدها دائما تتعثر في أعمالها؛ لما للتوقف المفاجئ للعمل من مضاعفات على دخل الشركة.
والآن سأضع بين يديك كيفية كتابة خطاب طلب صيانة، الذي يكون بطريقة إدارية رسمية، والذي يتم توجيهه من الموظف أو من رئيس القسم أو من مدير المشتريات إلى مدير عام الشركة أو المدير التنفيدي؛ ويكون بهذه الطريقة.
-
أولا:
- كتابة جميع الأجهزة والأشياء التي بحاجة لصيانة، سواء كانت أجهزة كمبيوتر أو طابعات، أو أثاث مكتبي، أو أجهزة اتصال أوغيرها.
- كتابة كل صنف وموقعه، أو القسم الذي هو فيه، ويكون بشكل جدول في أول الخطاب.حيث نقوم بكتابتها بالشكل المطلوب وترتيبها.
-
ثانيا:
- كتابة اسم مدير الشركة أو المدير التنفيذي للشركة، ويكون بحجم مناسب وفي منتصف السطر، واردافه بالتحية الطيبة.
-
ثالثا:
- كتابة موضوع الخطاب؛ ويكون بهذا الشكل (خطاب طلب صيانة)، وبعدها كتابة مقدمة بسيطة تحتوي على شكر وتقدير الإدارة.
-
رابعا:
- كتابة المطلوب أو المضمون مع ذكر الأسباب، مع التكرم والتوجيه باللازم، وأن هذا من مصلحة العمل، والأضرار التي حصلت جراء ذلك.
-
خامسا:
- إغلاق الخطاب بعبارات الإغلاق المعروفة، كمثل (هذا والله ولي التوفيق والسداد – وتقبلوا خالص تحياتي – ولكم خالص الشكر).
-
سادسا:
- كتابة الاسم والتوقيع بالأسفل، وبهذا نكون قد أوضحنا كيفية كتابة طلب صيانة بالطريقة الإدارية الرسمية.
لنتركك الآن مع صيغة خطاب طلب صيانة قمنا بكتابة للاطلاع عليه لتسفيد منه؛ في كتابة خطاب طلب صيانة إداري ورسمي.
خطاب طلب صيانة
النموذج التطبيقي
بسم الله الرحمن الرحيم
سيادة المدير/ المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
الموضوع: خطاب طلب صيانة.
من المعلوم أن أي مؤسسة حكومية أو خاصة، يكون من اللازم لها وجود مبنى مستقل يتم إدارة شؤون تلك المؤسسة منه.
كذلك يتم تقديم الخدمات المكلفة بالقيام بها من داخل ذلك المبنى، الذي يحتوي على العديد من الأقسام الداخلية المختلفة.
ذلك المبنى تكون له مواصفات معينة تتناسب مع طبيعة الخدمة التي يقدمها للمواطنين، لكي تتم الاستفادة منها على أكمل وجه.
ومن الطبيعي أن يكون ذلك المبنى بحاجة إلى الأثاث اللازم الذي يجب أن يتم توفيره، من أجل أن يتمكن الموظفون من القيام بأداء مهامهم.
كما أن تلك المؤسسة الخدمية بحاجة إلى وسيله نقل تكون تابعة لها، تستخدم عند الحاجة لها في أي أمر كان.
خطاب طلب صيانة مبنى
سيادة المدير:
إن توفير المبنى لأي مؤسسة خدمية وتوفير المتطلبات التي تحتاجها، أمر ضروري لا يمكن أن يتم الاستغناء عنه.
كما أن ذلك المبنى قد يتعرض لبعض الأضرار بسبب تقادم الزمن عليه، أو لأسباب أخرى أحدثت بعض التأثير.
ولذلك فإنه من اللازم أن يتم إرسال خطاب طلب صيانة مبنى إلى الجهات المختصة، حتى تتم صيانته لكي لا يصل الضرر إلى حد كبير.
لأن أي تأخير في تقديم صيغة خطاب طلب صيانة، قد يجعل ذلك المبنى يخرج عن تلك الخدمة بشكل كامل، ولذا يتطلب بناؤه من جديد.
سيادة المدير:
إن الصيانة لا تكون للمبنى فقط، بل إن الأثاث الموجودة في أي مؤسسة يحتاج كذلك إلى الصيانة عند حدوث بعض الأعطال فيه.
خطاب طلب مكيفات
فأحيانا يحصل أن يحدث خلل في أجهزة التكييف، وبسبب ارتفاع الحرارة يصعب على الموظف أن يعمل في مكان لا يوجد فيه تكييف.
ولذلك فإن إدارة العمل ترسل خطاب طلب مكيفات إلى قسم الصيانة التابعة لتلك المؤسسة؛ من أجل القيام بذلك العمل.
خطاب طلب صيانة سيارة
كما أن وسائل النقل التابعة لذلك المرفق الخدمي يحتاج إلى صيانة دورية بين فترة وأخرى؛ للمحافظة عليها.
فإن حصل لها ضرر أو عطل فإنه يتم إرسال خطاب طلب صيانة سيارة، لكي يقوم المهندس الميكانيكي بهذا العمل.
إذ أن كتابة نموذج خطاب طلب صيانة يكون لجميع ملحقات تلك المؤسسة، وما يتبعها من أجهزة ومعدات ومعامل وغير ذلك.
سيادة المدير:
أحيانا تكون تلك المؤسسة الخدمية توفر السكن للعاملين فيها والمنتسبين لها، حيث تقوم ببناء شقق سكنية ومنازل لهم.
نموذج رسالة طلب صيانة منزل
حيث تكون تلك المنازل ليست ملكا للموظفين، بل هي ملك لتلك. المؤسسة وهي المسؤولة عن صيانتها.
فإن تعرض أحد تلك المنازل لأي طارئ أو احتاج إلى صيانة، فإن الموظف يقوم بكتابة نموذج رسالة طلب صيانة منزل.
حتى تقوم فرق الصيانة بتحديد الاحتياجات والأشياء اللازمة التي يحتاجها المنزل للصيانة، ومن ثم يتم تنفيذ أعمال الصيانة لذلك البيت.
فإن أعمال الصيانة لا يمكن أن تتم أو يتم البدء في تنفيذها، إلا بعد إرسال رسالة طلب صيانة منزل.
خطاب طلب صيانة مدرسة
سيادة المدير:
من أهم المرافق الخدمية التي يجب صيانتها والاعتناء بها، هي المدارس حتى وإن لم يتم تقديم خطاب طلب صيانة مدرسة.
إذ أن المدرسة هي الأساس في تنشئة الطلاب وتربيتهم وتعليمهم؛ ولذا لا بد من توفير بيئة تعليمية تناسب التلاميذ.
فالبيئة التعليمية تساعد الطلاب على التفوق والنجاح والإبداع، واستيعاب الدروس والمحاضرات التي تعطي لهم في المدرسة.
وكما تعلمون أن هذه المدرسة من أقدم المدارس في المملكة العربية السعودية، حيث قد مر عليها عقود من الزمن.
وقد تخرج منها آلاف الطلاب وأصبحوا يتبوؤون مناصب ووظائف مختلفة في الدولة ومختلف القطاعات.
وبالرغم من مكانة هذه المدرسة الكبيرة، إلا أنها لم تجد بأي صيانة منذ أن تم تأسيسها قبل عشرات السنين.
ولذا نرسل إلى سيادتكم خطاب طلب صيانة للمدرسة، حيث إن أغلب مرافقها أوشكت على الخروج من الخدمة.
خصوصا الفصول الدراسية والمعامل العلمية وملحقاتها من الأجهزة وغيرها، التي تعتبر الأساس في العملية التعليمية للمواد العلمية
فأرجو من سيادتكم التوجيه إلى فرق الصيانة بعمل اللازم، وبالبدء بتنفيذ أعمال الصيانة في أقرب وقت ممكن.
حتى يتمكن أبناؤنا الطلاب من الدراسة في هذه المدرسة على الوجه المناسب، الذي تتطلبه العملية التدريسية.
نسأل الله تعالى لكم التوفيق والسداد، وأن يعينكم على أداء مهامكم العلمية والعملية، التي تخدم العملية التعليمية.
وتقبلوا خالص شكري وعظيم امتناني
مقدم الطلب/
الرقم الوطني/
رقم الهاتف/
التوقيع/
مثال آخر عن صياة خطاب الصيانة في شركة
بسم الله الرحمن الرحيم
سيادة المدير/ المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
الموضوع: خطاب طلب صيانة
في البداية نشكر جهودكم الجبارة، ومساعيكم الحثيثة؛ المتمثلة في الارتقاء بهذه الشركة العملاقة؛ والتي أصبحت ذو صدى عالمي.
والفضل الكبير لله سبحانه وتعالى ثم للإدارة الناجحة؛ التي لديها القدرة والكفاءة العالية، حيث وأنها تهتم بجميع جوانب الشركة.
سواء مقتنيات الشركة أو موظفيها، أو مبناها الرسمي، كل شيء نجده يحظى برعاية منكم واهتمام؛ وهذا سر النجاح الكبير الذي تم تحقيقه.
إشارة إلى الموضوع أعلاه، ونظر لما تقتضيه مصلحة العمل، فإنني أضع بين أيديكم الأدوات التي في أمس الحاجة إلى صيانة عاجلة.
وذلك حتى لا تتوقف الإنتاجية في العمل، كون ذلك مهم للغاية، وذلك لما لها من دور مهم وفعال في استمرارية العمل.
كما أن عدم صيانتها حاليا قد تتوقف عن العمل في أي لحظة ممكنة، ولا يخفى على الجميع مدى تأثيرها على الشركة، خاصة وأن خسارة العملاء يعني خسارة الشركة.
حيث وأنه في السنة الماضية كانت أجهزة الاتصال بحاجة إلى صيانة، وفي الوقت نفسه لم يلاحظ أحد ذلك، مما أدى إلى توقفها فجأة.
وخروجها عن نطاق الخدمة؛ حيث وتسبب ذلك في انقطاع الإنترنت عن الأجهزة، وانقطاع الحرارة بين أجهزة الثابت في المكاتب. وكانت تلك اللحظة هي أسوأ اللحظات التي مررنا بها، حيث مضت أكثر من خمس ساعات على توقف العمل، وخسرنا كثير من العملاء.
وتم تصليح الأجهزة بمبالغ باهظة، وخسرت الشركة كثير من العائدات والأرباح، وتعقدت الأمور أيما تعقيد، حتى تم تجاوز هذه المرحلة بصعوبة بالغة.
وإننا لا نريد أن نكرر نفس ذلك الخطأ، حيث وأن هذه الأجهزة تلزمها صيانة دورية مستمرة لضمان خدمتها باستمرار وبدون توقف. حيث أننا قمنا بعملية مسح لجميع مقتنيات الشركة ومحتوياتها، ومن ثم بدأنا بعملية فرز للأدوات التي بحاجة لصيانة كل شهر.
ومن ثم الأدوات التي بحاجة إلى صيانة دورية سنوية، وخصصنا لها قائمة خاصة بها تتضمن كل تلك الأشياء في كافة الأقسام. وإننا نأمل أن نحظى بموافقتكم الكريمة بالتوجيه للصندوق بصرف تكاليف صيانتها، وتخصيص لها جزء من الصادرات.
وذلك لضمان عملية الصيانة الدورية لنضمن خدمتها بدون توقف، خصوصا وأن إهمال دور الصيانة يكلفنا أضعاف كثيرة.
نسأل الله تعالى لكم التوفيق والسداد، وأن يعينكم على أداء مهامكم العلمية والعملية، التي تخدم العملية التعليمية
حيث وأنه في العام الماضي كانت إحدى الأقسام بحاجة إلى صيانة بسيطة للمكيفات المركزية؛ كونها بدأت تضعف في أدائها.
ولم تعمل على تبريد الجو الحار بالشكل المطلوب، ولكن لم يلاحظ أحد ذلك الأمر؛ مما أدى ذلك إلى توقف جميع المكيفات المركزية عن العمل.
وخروجها عن إطار الخدمة نهائيا، ونتيجة للجو الحار في الصيف اضطر كثيرا من الموظفين إلى ترك العمل والذهاب إلى المنزل.
وعندما حاول الفريق المختص بتصليحها لم تستجب لذلك، مما أدى ذلك إلى تغيرها بشكل كلي بمكيفات مركزية أخرى، وكان ذلك مكلفا جدا على الشركة.
وإن حرصنا على عدم تكرار مثل تلك الأشياء هو الذي دفعنا إلى هذا المسح وإلى هذه الدراسة الدقيقة لجميع مقتنيات الشركة ومحتوياتها.
حيث وأن إضرار ذلك وخيمة ومؤلمة، كونه يتسبب في تعثر الشركة وتقدمها؛ خصوصا وأننا في هذا الوقت يوجد تنافس كبير في الشركات.
وعلى الشركة أن تبرز وجودها وبكل جدارة أمام كل تلك التحديات، وأن تنافس بقوة لتثبت كفاءتها وجودها، وأن تكون الصدارة لها دئما.
كما إن مثل هذه العوائق الصغيرة لها ضرر كبير في هذا الجانب، حيث تظل الإدارة مشغولة بحل المشاكل التي تحدث داخليا.
في الوقت نفسه الذي تنافس فيه بقية الشركات على الصدارة في الإنتاج، والتقدم في كسب المزيد من العملاء، والسعي بكل قوة نحو الهدف.
فالسمعة الطيبة، والجودة العالية، والتسويق الجيد، والاهتمام الدائم بمحتويات الشركة ومقتنياتها والمصداقية في المواعيد.
كل هذه تجعل الشركة شركة تنافسية في سوق العمل الكبير، وتجد لها عملاءها ومكانتها ودورها البارز في مجال عملها.
ولذلك فإنني أرجوا من سعادتكم النظر في هذا الأمر، والتوجيه بما يلزم حيال ذلك، حتى نستطيع أن نكمل مشوارنا نحو الصدارة العالمية.
وتقبلوا خالص شكري وعظيم امتناني
يوجد لدينا العديد من الخدمات، في مختلف المجالات، كون معنا لطلب خدمتك في أي وقت.
التواصل : واتس آب (0556663321)
كتابات أخرى يمكنك ان تحصل عليها: معروض للملك, خطاب طلب مساعدة مالية
لا يفوتك:
أضف تعليق