خطوات وبنود خطاب عرض سعر مع أهم النصائح

في ظل التنافس الشديد التي تميز قطاع المقاولات، تبرز أهمية امتلاك القدرة على تقديم عروض أسعار مدروسة ومقنعة.

يُعد خطاب عرض السعر أداة حاسمة في تحديد مسار المشاريع المستقبلية، حيث يجمع بين الدقة التقنية والإقناع التجاري.

فخطاب عرض سعر هو مستند قابل للتحرير يوفر تسعير جميع العناصر الموردة أو الخدمات التي تقدمها الشركة، بالإضافة إلى تفصيل هذه التكاليف والخصومات ووقت التسليم.

عندما يتم البحث عن عرض أسعار استجابة لطلب العميل لسلع أو خدمات معينة، يتم تعديل هذا المستند بشكل متكرر وتقديمه إلى العميل.

في هذا المقال، سنتعمق في فن وعلم إعداد نموذج خطاب عرض سعر يعكس الكفاءة والمهنية، ويزيد من فرص الفوز بالمناقصات والعقود.

سنتعرف على معلومات مهمة حول هذا الموضوع في مقالنا وكذلك للحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات والطلبات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0556663321)

نموذج خطاب عرض سعر مقاولات

يحتاج الموردون إلى إعداد خطاب عرض سعر في شكل مستند يوضح سعر السلع أو الخدمات مع وضع الربح المطلوب في الاعتبار، وفي بعض الأحيان قد يرفض العملاء عرض الأسعار ويطلبون من المورد خفض السعر.

لذلك، إذا كان لدى المورد سعر ثابت للسلع أو الخدمات المقدمة، فمن المهم الإشارة إليه في مكان ما في نموذج عرض الأسعار أو في مرفق لإرساله إلى العملاء المحتملين لمنع إمكانية مناقشة الأسعار في نموذج عرض الأسعار.

يمكن استخدام أنواع مختلفة من قوالب عروض الأسعار، مثل المستندات ونماذج Excel الفارغة، حسب الحاجة لأسباب محددة أو اعتمادًا على الصناعة أو الخدمة أو المنتج الذي يقدمه البائع.

ويشمل أيضًا سعر السلع أو الخدمة وهو سعر لا يمكن تغييره بمجرد قبول العميل له. يجب أن يتضمن خطاب عرض سعر اسم الشركة ومعلومات العميل والمصطلح ووصف البضائع أو الخدمات والسعر وأي معلومات أخرى ضرورية.

يجب أن يحتوي نموذج DOC أو نموذج Excel الفارغ على عدد من العناصر، بما في ذلك:

التاريخ:

تاريخ إرسال عرض الأسعار حيث قد يكون البائع قد أعد عرض الأسعار قبل عدة أيام من إرساله، ولكن يجب أن يتضمن عرض الأسعار تاريخ إرساله إلى المشتري فقط.

تاريخ السريان:

أي التاريخ الذي يصبح فيه عرض الأسعار الحالي ساريًّا لأن المشتري يُمنح فترة قد يتغير فيها السعر. إذا كان البائع متعاقدًا، فسيتم استخدام التاريخ الفعلي هو الوقت المقدر لإكمال المشروع.

رقم خطاب عرض سعر:

نظرًا لأن كل عرض أسعار يتم إرساله إلى العميل يجب أن يكون له رقم فريد، فإن رقم الخطاب في عرض الأسعار يسمح بالتتبع والتمييز السهل بين عرض كل طلب.

رقم تعريف العميل:

على غرار رقم عرض الأسعار، يجب أن يكون لكل عميل رقم فريد يتيح لك التعرف بسهولة على العملاء من بيانات مماثلة.

عنوان العميل:

يجب أن يكون عنوان العميل هو العنوان الرسمي للمؤسسة وإذا كان للشركة فروع مختلفة، فيجب إرسال عرض الأسعار إلى الفرع الذي تم فيه تقديم الطلب.

وصف المنتج:

يجب وصف كل منتج أو مشروع في شكل عرض تجاري ويجب أن يحتوي على تفاصيل كافية حول ما سيحصل عليه العميل. على سبيل المثال، يجب أن يتضمن وصف كيس الإسمنت اسم العلامة التجارية وحجمها.

الكمية:

يجب أيضًا إضافة كمية كل عنصر إلى الوصف، مع مراعاة الوصف في وحدات القياس المناسبة لها.

ملاحظات / تعليمات خاصة:

يجب إدخال تعليمات العرض هنا، على سبيل المثال (هذا العرض صالح فقط للمشتريات المدفوعة على الفور).

ملاحظات إيضاحية:

يحتوي هذا الحقل على معلومات مهمة، مثل شروط الدفع ومعلومات الاتصال في حالة احتياج العميل لمزيد من التوضيحات.

قد يكون الشخص المسؤول هو ممثل خدمة العملاء أو مدير المشروع. يتيح خطاب عرض سعر للعملاء الاتصال بك لتقديم معلوماتهم المحددة للحصول على سعر بناءً على متطلباتهم.

تقديم عرض سعر

يجب أن يحتوي خطاب عرض سعر على مقدمة واضحة وبسيطة حتى يتمكن أي شخص يقرأها من فهم ما تقوله بسهولة وفهم الغرض من النموذج دون التقيد بجمل لا معنى لها أو التكرار أو الاختصارات.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يستند السعر المعروض في النموذج إلى طلب سابق من الشركة التي ترسل النموذج أو قد يكون عرضًا جديدًا يريده العميل.

في بعض الحالات تقوم الشركات بطرح استمارات جاهزة لجميع الشركات والمؤسسات توضح الموقف بشكل صحيح وسبب ووقت تقديم النموذج لإرساله للعميل وتوحيده باسم الشركة.

يميل أصحاب المتاجر والشركات إلى تقديم خطاب عرض سعر فارغ يعكس اهتمام الشركة بعملائها والقالب الخاص بهذا النموذج فريد وواضح، مما يعكس قوة الشركة في السوق.

يجب وضع شعار الشركة أو الشعار التجاري في أعلى النموذج واسم الشركة في أسفل النموذج. تم تنسيق النموذج كصفحة مقسمة إلى عدة أقسام في Excel.

بجانب كل عنصر، يجب إضافة البيانات الضرورية حول المنتج مثل السعر ووصف كل عنصر والكمية وما إلى ذلك، بالإضافة إلى تضمين بيانات حول كيفية الاتصال بالعميل والرد عليه.

يتم عرض جدول الأسعار في خطاب عرض سعر عن طريق إضافة اسم المنتج، وسعر كل بند، وإجمالي مبلغ الفاتورة، والمبلغ المدفوع مقدمًا. يجب أن يكون المحتوى المعروض في خطاب عرض سعر صادقًا من أجل مصداقية الشركة مع العميل.

يحرص المشترون والعملاء على استلامها قبل تقديم طلب الشراء، لأن معرفة القيمة المطلوبة تتيح لهم مراجعتها وتهيئة الوسائل للانتقال إلى مرحلة الشراء وإتمام المعاملة.

للحصول على أفضل قيمة، يبدأ المشتري بطلب عروض أسعار من موردين متعددين. يتم تقييم العروض بناءً على معايير شاملة تشمل السعر والجودة والخصائص التقنية.

لا تقتصر عملية التقييم على السعر فقط، بل تُؤخذ بعين الاعتبار عروض الموردين المُنافسين لضمان الحصول على أفضل مزيج من التكلفة والجودة والخدمات ذات الصلة. من الضروري مراقبة السوق باستمرار لمتابعة التطورات والفرص الجديدة.

من أجل معرفة منافسيك وتقديم خدماتك بطريقة احترافية، من المهم البحث في النماذج المتاحة وإنشاء وثائق محددة تلبي احتياجات شركتك وعملائك.

طرق الاستخدام:

• أبلغ العميل بالسعر الصافي للخدمة حتى يتمكن من اتخاذ قرار بشأن الشراء الذي يحتاج إلى إجرائه.
• قدم قائمة بالمنتجات والخدمات المتاحة وأسعارها والمشكلات التي قد يحتاجون إلى العمل من خلالها.
• إبلاغ العميل بتفاصيل الشركات العاملة في مختلف القطاعات وشروط الخدمة ومنطقة التغطية الجغرافية.

نموذج صيغة عرض سعر

يلعب خطاب عرض السعر دورًا هامًا في تمكين العملاء والمشترين من الحصول على عروض أسعار مختلفة قبل اتخاذ قرار الشراء. فهو يُعدّ أداة أساسية لتقييم خصائص المنتج وفهم التكاليف المالية المرتبطة به.

من خلال تحليل عروض الأسعار، يمكن للعملاء تقييم الجدوى الاقتصادية للشراء، والتأكد من توفير السيولة الكافية، ووضع خطة عمل مدروسة لتنفيذ عملية الشراء في الوقت المناسب.

وبالتالي، تُعدّ خطابات عرض الأسعار ركيزة أساسية لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة وفعّالة.

للحصول على أفضل الصفقات والمواصفات والأسعار، يمكن للعملاء مراقبة السوق على نطاق أوسع وتقدم الشركات الموردة عروض مناسبة لمتطلباتهم.

كيفية كتابة خطاب عرض سعر مناسب باللغة العربية:

عند كتابة خطاب عرض سعر مناسب باللغة العربية، تحتاج إلى معرفة كيفية كتابته لتحقيق هدفك. يجب أن يتأكد كاتب الطلب من إمكانية الوصول إلى مكوناته الرئيسية، باستخدام لغة رسمية بسيطة وغير معقدة وسهلة الفهم. يجب أن يتضمن محتوى طلب عرض الأسعار ما يلي:

• مقدمة للنموذج: من المهم أن تكون المقدمة بسيطة وموجزة وواضحة حتى يفهم القارئ الغرض من البيان.
• توضيح الغرض: يجب أن يذكر بوضوح الغرض من هذا الخطاب: الكمية والسعر وطلب العروض.
• توحيد الطلبات المقدمة: يمكنك توحيد الطلبات المقدمة في طلبات العروض المقدمة من العديد من الشركات المتنافسة.
• تجزئة النموذج: وهذا يعني تعديل وترتيب الأفكار والمحتوى فيها حسب المطلوب منه.
• شعار الشركة: تحتاج الشركة التي تقوم بإعداد طلب عروض الأسعار إلى شعار خاص بها، وهو أمر مهم لتضمينه في نموذج الطلب.
• البيانات المطلوبة: بيانات ومعلومات حول منتج أو خدمة، لذلك من المهم توضيح البيانات المطلوبة في الطلب.

عرض السعر للشركات

بسم الله الرحمن الرحيم

السيد المسؤول عن قسم المبيعات باسم شركة……..

تحية طيبة وبعد.

الموضوع/ خطاب عرض سعر.

نود أن نعلمك أن منظمتنا “اسم المؤسسة الخاصة” ترغب في تقديم طلب لشراء بعض المعدات والمنتجات في شركتك لدعم قسم “اسم القسم المستهدف”. لذلك، نطلب رسميًا أن تزودنا بقائمة أسعار لهذه المنتجات والبضائع مع جميع التفاصيل ذات الصلة.

نطلب منك من خلال خطاب عرض سعر الإشارة إلى الكميات الأكبر التي يمكنك تقديمها في غضون ثلاثة أشهر كحد أقصى، حيث إنه من المهم للغاية إكمال هذه العملية في غضون الإطار الزمني الأقصى الذي تحدده.

يرجى تزويدنا بجدول زمني لارتفاع الأسعار وانخفاضها على مدار عام واحد أو أكثر، بالإضافة إلى المعلومات الضرورية التي تشير إلى احتمالية ارتفاع الأسعار في المستقبل القريب.

يجب تحديد المعدات المراد شراؤها وكميتها على النحو التالي: قائمة المعدات والأصناف والكميات. نطلب منك التفضل بتزويدنا بالرد المناسب في أقرب وقت ممكن مع شرح مفصل للتفاصيل المتعلقة بالمعلومات الواردة في هذا الطلب.

موظف مشتريات……..

التوقيع……….

التاريخ…../…../……

اطلع على: إليك أفضل نموذج عرض سعر مع الإرشادات

مقدمة عرض سعر

إذا كنت شركة جديدة وتحاول الحصول على عرض خاص من شركة معينة وترغب في معرفة الخدمات التي تقدمها، يمكنك إرسال خطاب عرض سعر التالي:

بسم الله الرحمن الرحيم

السيد المسؤول عن قسم المبيعات باسم شركة……..

تحية طيبة وبعد.

الموضوع/ خطاب عرض سعر.

أرسلت إحدى الشركات حاليًّا طلبًا إلى………………. وترغب في مشاركة منتجاتك مع متجر متخصص في……………. حيث نعمل بالمنطقة. نرسل خطاب عرض سعر للاستعلام عن إمكانية التعاون، والبحث في العديد من القضايا المهمة من أجل التوصل إلى اتفاقية مفيدة للطرفين.

أولًا: نحن نطلب عروض أسعار مفصلة للمنتجات وبأسعار مختلفة لكميات مختلفة مطلوبة، بالإضافة إلى الأسعار الخاصة التي يتم تقديمها للشركات الجديدة في السوق.

ثانيًّا: نريد معرفة موعد تسليم الكميات المطلوبة وهل هناك فترة سماح، إذا كانت الإجابة بنعم وكم هي وفترة سماح في حالة التأخير أو التسليم المبكر؟

• كيف يتم السداد عن البضاعة وهل الدفع بالتقسيط مسموح به أم هو دفعة واحدة وما هي شروط تأخر السداد؟
• ما هي الغرامات التي يمكن توقيعها على أحد المتخلفين سواء كان دافع البضاعة أو من قام بتسليم البضاعة؟
• في حالة العقود، ما هي المدة التي تستغرقها صياغة العقد وتنفيذه؟

نرحب بالاستفسارات حول شركتنا ومتجرنا في أي وقت.

يرجى الاتصال بنا في أقرب وقت ممكن.

توقيع مديرينا……..

في ختام هذا المقال الشيق ننصح بالتالي: عند طباعة خطاب عرض سعر لشركات أجنبية أو دولية، فإننا بالطبع لا نطبع باللغة العربية لكن سيُكتب بلغة الجهة التي نتعاون معها ثم نترجمها. يمكن تحويل عرض الأسعار إلى عقد متفق عليه، ولكن يفضل أن يكون عرض الأسعار رقميًّا فقط، بشرط أن يكون الطرفان قد توصلا إلى اتفاق خارجي في عقد منفصل.

تأكد من أن الشروط والأحكام واضحة لجميع الأطراف، لأن العقد الذي يحتوي على عرض أسعار يمكن أن يصبح طويلًا جدًا، وقد لا يقرأ أحد الطرفين جميع البنود والشروط الواردة فيه.

وللحصول على خدمات عن خطاب عرض سعر يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)