في رحلة العمل الطويلة، تأتي الإجازة السنوية كفسحة من الراحة والتجديد للموظفين، وكفرصة لإعادة شحن الطاقات وقضاء وقت ممتع مع العائلة أو الاستمتاع بالهوايات.
خطاب الإجازة السنوية هو الجسر الذي يربط بين الموظف وإدارته، موضحًا الأسباب والظروف التي تستدعي الابتعاد مؤقتًا عن بيئة العمل.
في هذا المقال، سنتعمق في فن كتابة خطاب الإجازة السنوية، مستعرضين الأساليب الأمثل لصياغته والمعايير الواجب اتباعها لضمان قبول الطلب، مع التركيز على الأهمية النفسية والمهنية لهذه الفترة من الراحة.
عزيزي الموظف – خصيصًا لك خطاب إجازة سنوية, مكتوب بطريقة إحترافية, جاهز للطباعة.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: 0556663321
جدول المحتويات
خطاب إجازة سنوية جاهز
من المعلوم أن الإجازة حق من حقوق الموظفين والعاملين, سواء في القطاع الحكومي أو في القطاع الخاص, وأن الموظف نتيجة لما يتعرض له من الملل, والإرهاق الشديد, والضغط النفسي في أيام العمل, يكون بحاجة إلى رفع خطاب إجازة سنوية, أو خطاب إجازة مرضية, أو خطاب إجازة لظروف خاصة, أو خطاب إجازة مرافقة, حتى يتسنى له تجديد نشاطه, وتهيأت نفسه, وقضاء حوائجة المتراكمة منذ فترة.
كزيارة الأرحام, وزيارة الأقارب, الذي انقطع عنهم منذ فترة نتيجة لضغط الوظيفة, وانشغاله بالعمل المتواصل, ونظرًا لذلك فإنه ينتظر الوقت المحدد لتقديم خطاب إجازة سنوية, حتى يحظى على الإجازة المستحقة.
خصوصًا وأن الإجازة السنوية من الإجازات الي تعتبر مدفوعة الأجر كاملا ومقدمًا وبدون خصم أو نقص, ومدتها المقررة لها ٢١يومًا, وذلك للموظف الذي لم يمضِ على توظيفه خمس سنوات في العمل نفسه, أو في الشركة نفسها, سواء القطاع الحكومي أو الخاص.
أما بالنسبة للموظف أو العامل الذي مضى له في عمله أكثر من خمس سنوات تكون المدة المقررة لإجازته السنوية ٣٠يومًا, يحصل عليها عن طريق تقديم خطاب إجازة سنوية, كما أنه يمنع خصم أي بدلات تحت أي مسمى.
حيث وأنه يحق للموظف تقديم خطاب إجازة سنوية في سنة استحقاقها المحددة, كما أنه من حق مدير الشركة أو مدير المؤسسة تأجليها عن سنة استحقاقها نظرًا لمصلحة العمل العامة, وذلك بمدة لا تزيد عن 90 يومًا مع إخبار الموظف بذلك.
أسباب كتابة خطاب إجازة سنوية
- أولًا: تعد من أهم أسباب كتابة وتقديم خطاب إجازة سنوية هي رغبة الموظف في أخذ قسطًا من الراحة لبعض الأيام؛ نتيجة لما إعتلاه من التعب والإرهاق جراء فترة العمل.
- حتى يعود للعمل بكل حيوية ونشاط, وهمَّةٍ عاليةٍ, وعزيمةٍ قويةٍ, وشغفٍ كبيرٍ, وفي ذلك ضمان الاستمرار جودة الانتاج, واستمرار العمل بحيوية دائمة, ونشاط كبير.
- ثانيًا: من الأسباب الدافعة للموظف لتقديم وكتابة خطاب إجازة سنوية هي التفرغ للعائلة والأولاد, حيث وأن الموظف خلال فترة عمله لا يكاد يتفرغ للخروج والتنزه مع أولاده, والجلوس معهم, ومشاركتهم همومهم.
- وذلك جراء عبء الوظيفة, وحملها الثقيل, ومشاغلها, التي تجعل الموظف ضيق الوقت, كثير التفكير, حيث وأن تقديمه خطاب إجازة سنوية سيتفرغ للجلوس معهم, ومتابعة مستواهم الدراسي, والإستماع إليهم.
- ومن هنا تعتبر الإجازة السنوية عاملًا مهمًا من عوامل توفير التوازن والتوافق بين حياة الموظف الشخصية وواجباته الوظيفية, وإذا حدث التوازن والتوافق وجد الاستقرار الذهني والنفسي.
- ثالثًا: إن من الأسباب أيضًا التي تدفع الموظف إلى تقديم خطاب إجازة سنوية هي وجود ظروف صحية يعاني منها أحد أفراد عائلة الموظف كأن تكون زوجته أو أحد أولاده أو والدايه.
- ولا يتمكن من التفرغ للسفر به لعلاجه والمراجعات بحالته الصحية إلا عن طريق تقدم خطاب إجازة سنوية حتى يتسنى له فعل ذلك والوقوف على شؤون المريض والقيام بأموره.
- رابعًا: تتلخص كمية الأسباب الدافعة للموظف إلى تقديم خطاب إجازة سنوية في أسباب عائلية, وأسباب مرضية, وأسباب نفسية, فضلًا كونها حق معتبر من حق الموظف والعامل, سواء في القطاع الحكومي أو الخاص.
اقرأ لدينا: طلب إجازة لظروف عائلية
كيفية كتابة خطاب إجازة سنوية
الخطوة الأولى: مقدمة الخطاب
- أولًا: عند كتابة خطاب إجازة سنوية نبدأ بكتابة المقدمة, وهي صدر الخطاب وواجهته, والتي تحتوي على كتابة البسملة (بسم الله الرحمن الرحيم) في وسط رأس الصفحة بخط مميز وجلي.
- ثانيًا: بعد ذلك ننتقل إلى أهم شيء في كتاب خطاب إجازة سنوية وهو التوجيه: (إلى سعادة المدير – الموقر). حيث يتم كتابته بخط ذو حجم كبير ومناسب.
- ثالثًا: كتابة التحية: (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,,, تحية طيبة), ويتم كتابتها أسفل التوجيه مباشرة, ويكون حجم الخط فيها أصغر من حجم خط التوجيه وذلك ليكون التوجيه واضح.
- رابعًا: وبعد الإنتهاء من كتابة التحية تقوم بالنزول أسفل سطرًا واحدًا فقط وكتابة عنوان الخطاب ويكون كالتالي: (الموضوع/ خطاب إجازة سنوية) حيث يتم كتابته في وسط السطر وبين قوسين مع التظليل.
الخطوة الثانية: مضمون الخطاب ومحتواه
والذي من خلاله نقوم بكتابة الأتي:
- أولًا: اسمك – ورقم هويتك الوطنية – ورقمك الوظيفي – ومسماك الوظيفي – القطاع “القسم الذي تعمل فيه”, ثم توضح غايتك والدافع لك في كتابة خطاب طلب إجازة سنوية, مع بيان الأسباب وتوضيحها في نقاط مختصرة, مع إرفاق المرفقات إن وجدت.
- ثانيًا: المصداقية: حيث وأن الموظف الذي يقوم بكتابة خطاب إجازة سنوية لا بد أن يكون صادقًًا في كل حرف يكتبه, وفي كل كلمة يضعها, كون المصداقية خلق من أخلاق ديننا الحنيف.
- يقول صلى الله عليه وسلم: (تحروا الصدق وإن رأيتم الهلكة فيه فإن فيه النجاة) فعلينا عند كتابة أي خطاب لا سيما خطاب إجازة سنوية أن نلتزم بالمصداقية في محتواه ومضمونه.
- ثالثًا: أن يكون طلب إجازة سنوية مكتوبًا باللغة العربية الفصحى؛ لما لها من رونق جمالي خاص, وتأثير كبير في القلوب, كونها تلامس المشاعر وتغير مجرى الأحاسيس حيث وأن الإنسان بطبيعته يتأثر بالاستعطاف ومن نرفع إليه الطلب هو شخص مثلنا لديه أحاسيس ومشاعر.
- رابعًا: الإيجاز في المضمون والإختصار في المحتوى؛ لأن الخطاب الطويل والذي يحتوي على تفاصيل كثيرة وأحداث لا فائدة منها وتكرار للجمل والعبارات فعادة لا يتم النظر فيه نهائيًا لذا يتطلب عليك الإختصار غير المخل بالمحتوى والمضمون مع عدم تكرار الجمل والعبارت.
- كون الخطاب الطويل لا يتم وضعه في الاعتبار ولا يتم الموافقة عليه لكن ما عليك فعله عند كتابة خطاب إجازة سنوية هو الإيجاز غير المخل بالموضوع وكما قالت العرب قديمًا “خير الكلام ما قل ودل).
- خامسًا: أن يكون مضمون الخطاب ومحتواه سليم من الأخطاء الاملائية والنحوية حيث ونتيجة لوجود هذه الأخطاء قد يتم فهم المقصد من الخطاب فهمًا مخالفًا.
حيث وأن كاتب الخطاب لا بد أن يكون شخص ملم بكل قواعد اللغة العربية ومفرداتها, ويجيد جيدًا استخدمام مفرداتها وتراكيبها وعباراتها ومحسناتها.
الخطوة الثالثة: خاتمة الخطاب
حيث وأن خاتمة المحتوى وخطاب إجازة سنوية لا بد أن تتكون من الآتي:
- أولًا: استخدام عملية التكرار والإلحاح بالنظر في هذا الخطاب وأن الأمل بالله تعالى ثم بما ستحظى به من موافقة والتي من شأنها تسحصل على إجازة سنوية مستحقة مدفوعة الأجر.
- ثانيًا: تكرار عبارات الشكر والتقدير مع الدعاء للمدير بدوام الصحة والعافية ودوام التوفيق والسداد في جميع مهامه المناطة به.
- ثالثًا: كتابة عبارة الإغلاق: (وتفضلوا مني خالص تحياتي – ولكم خالص التحايا وهذا ..والله ولي التوفيق).
- رابعًا: وفي أسفل خطاب إجازة سنوية وعلى يسار أسفل الخطاب يتم كتابة الاسم, ورقم الهوية, والرقم الوظيفي, والمسمى الوظيفي, ورقم التواصل, والتوقيع.
لا يفوتك:
نموذج خطاب إجازة سنوية مسبب
النموذج التطبيقي:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سعادة مدير عام الموارد البشرية,,,,, المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,, تحية طيبة وبعد:
الموضوع/ خطاب إجازة سنوية
في بداية هذا الخطاب يسعدني ويشرفني أن أتقدم إلى سعادتكم بخالص الشكر والتقدير وخالص التقدير والامتنان على جل جهودكم المبذولة في ظل المهام التي تقع على عاتقكم.
أنا الموظف/………………. الرقم الوظيفي: (………..) – أحد العاملين في قسم/………… المسمى الموظيفي/……………..- وإنني ومنذ تاريخ تعييني ولمدة وقدرها سبع سنوات وأنا أعمل بكل إخلاص وتفاني أتنفس عملي عشقًا وحبًا وشغفًا.
فأنا أحب عملي كثيرًا وأحب الاتقان فيه وإنني من الحريصين كل الحرص على عدم التغيب عن العمل لأي غرض من الأغراض ومهما كانت الأسباب ومهما كانت الظروف وتحت أي مسمى.
وإنني الآن أقدم إلى سعادتكم خطاب إجازة سنوية مدفوعة الأجر والذي من خلاله أرجو من الله ثم من سعادتكم التعاون معي, ومنحي هذه الإجازة, كوني مستحق لذلك حسب النظام, وبموجب القانون.
كما أنني في أمس الحاجة إلى هذه الأجازة, والتي انتظر وقتها على أحر من الجمر, وذلك ليتسنى لي السفر بوالدتي إلى خارج البلاد لإجراء لها عملية جراحية جراء ما تعانيه من ظروف صحية.
حيث وأنني ما تقدمت إلى سعادتكم بخطاب إجازة سنوية إلا للحاجة لذلك, فوالدتي قدر الله عليها عدة أمراض مزمنة, والتي تتمثل بعضها فيما تعانيه من أمراض القلب المزمنة.
بالإضافة لما تعانيه من مرض السكر المزمن, وكذلك ارتفاع ضغط الدم – حسب التقارير الطبية المرفقة لكم – والتي تعاني منها منذ خمس سنوات, وتخضع على إثرها للعلاج المستمر.
وقد تضاعفت معاناتها أكثر عن تعرض أخي الأكبر لحادث مروري مؤسف, والذي على إثره فارق الحياة فورًا, حيث أنه كان من منسوبين السلك العسكري – بقطاع القوات البحرية الملكية السعودية.
وفي أثناء عوته من مقر عمله بمحافظة جده انقلب بسيارته, مما أدى ذلك إلى وفاته فورًا – رحمه الله تعالى – مرفق لكم شهادة الوفاة – وعند وصول والدتي الخبر تضاعفت معاناتها الصحية وأصيبت بجلطة في الدماغ.
وبسببها أصبحت غير قادرة على الحركة ولا تستطيع الكلام, وإنني ومن خلال خطاب إجازة سنوية أريد أن أسافر بها إلى خارج المملكة العربية السعودية لأجراء لها عملية خطيرة ومعقدة في الدماغ, وإنني أدعو الله أن نتجح هذه العملية, وأن تتماثل للشفاء.
خصوصًا وأنني قمت بتجهيز كافة الاجراءات والتدابير للسفر, حيث وأن الطبيب أفاد بسرعة إجراء العملية لها في أقرب فرصة ممكنة, وأن التأخير سيضاعف من معاناتها أكثر, ولا يصب في صالحها.
مما جعلني أتقدم إلى سعادتكم على عجل خطاب إجازة سنوية, وذلك كون الوقت لا ينتظر, وأي تأخير عن السفر قد يكون ثمن ذلك حياتها, والله تعالى يقول في محكم تنزيله: {ومن أحياها فكأنما أحيا الناس جميعًا} الآية.
سعادة المدير
فوالدتي تصارع على البقاء على قيد الحياة, تتقلب على فراش الآلام, وتتأوه على سرير الأسقام, وترى الموت كل يوم ألف مرة, فحالة والدتي وما وصلت إليه يندى له جبين كل من رأى حالتها, وإنني أضع بين أيديكم هذا النداء الإنساني.
راجين تعاونكم معنا, وتقديركم لظروفنا, وإحساسكم بمعاناتنا, وموافقتكم على خطاب إجازة سنوية حيث وأن أملي فيكم بعد كبير, شاكرًا ومقدرًا لكم, مع التمنيات لكم بدوام التوفيق والسداد, ودمتم في رعاية الله سالمين.
وتفضلوا مني خالص شكري وتقديري وامتناني؛
مقدم الطلب الموظف/……………
الرقم الوظيفي/………………
المسمى الوظيفي/……………….
التاريخ/…………………..
التوقيع/……………………
خطاب إجازة سنوية وضعناه لكم بين أديكم, مع كشف الستار عن أهم خطوات وأسرار كتابة الخطاب, وللحصول على خطاب في منتهى الاحتراف والإبداع, وفي وقت قصير, لا تتردد قم بالتواصل الآن بخدمة العملاء عبر الواتس آب/0556663321
