في بحر الاتصالات الإدارية، تعتبر المذكرة الداخلية نجمًا مضيئًا يُنظم سير العمل ويُعزز الفهم المشترك بين أفراد المؤسسة.
تُعد كتابة المذكرة الداخلية فنًا يجمع بين الدقة والوضوح والاختصار، مما يجعلها أداة حيوية لنقل المعلومات والتوجيهات بكفاءة.
يجب أن تكون المذكرة الداخلية مُصاغة بطريقة تُسهل القراءة والفهم، وتُمكن المتلقي من استيعاب المحتوى بسرعة وبدون لبس.
في هذا المقال، سنستكشف الأساليب والممارسات الأفضل في كتابة المذكرات الداخلية، وكيف يمكن لهذه المستندات أن تُسهم في تحسين التواصل الداخلي وتعزيز الإنتاجية داخل المؤسسات.
وللحصول على خدمات كتابة مذكرة داخلية، وغيرها من الخدمات بما فيها كتابة الطلبات، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة مذكرة داخلية
نظرًا لأنه من السهل جدًا توفير المعلومات؛ ولأنه يمكن حفظها والإشارة إليها في أي وقت، يُنظر إلى كتابة مذكرة داخلية على أنها مستند إداري يتعامل مع مشكلة معينة في مكان العمل.
يمكن وصفه أيضًا بأنه مستند إداري مكتوب يشبه التقرير يتم استخدامه في كل من الكيانات العامة والخاصة كوسيلة اتصال سريعة وفعالة لأن المعلومات الواردة فيه واضحة ومباشرة ولا تتطلب تفسيرًا أو تحليلًا.
أنواع المذكرات الداخلية:
يشار إلى هذه المذكرة على أنها داخلية حيث يتم استخدامها فقط داخل حدود نظام أو مؤسسة واحدة. هناك أربع فئات أساسية من المذكرات الداخلية وكل نوع له استخدام محدد، على الرغم من أنها غالبًا ما تكون متطابقة في البنية إن لم تكن في الجوهر:
- كتابة مذكرة داخلية للتقدير والتهاني.
- مذكرة استفسار.
- مذكرة إحاطة: (نقل موظف من قسم إلى آخر، والاستقالات، وإخطارات الإجازات، والاتصالات مع المدير من العملاء المهمين، وما إلى ذلك).
- مذكرة معلومات: يتم تضمين شرح أو عرض تقديمي لموضوع معين للإدارة في مذكرة المعلومات.
المذكرات والتقارير الداخلية لها عدة أغراض:
يهدف التقرير إلى الخوض في التفاصيل حول البيانات والتركيز على تقديم النتائج، كما هو الحال عندما يقدم الموظف تقريرًا إلى المدير لوصف نتيجة المشروع أو إظهار كيفية تقدم العمل وفقًا للخطة.
تتمثل الأهداف الرئيسية لكتابة مذكرة داخلية في: تقديم المعلومات أو تقديم طلب أو إخطار المدير بشيء ما أو تقديم رسالة شكر؛ تتمثل إحدى مزايا المذكرة الداخلية في أنه يمكن استخدامها لتمهيد الطريق لفرص أخرى، مثل المكافأة أو الترقية.
يختلف هيكل التقرير ومكوناته بشكل ملحوظ عن تلك الخاصة بكتابة مذكرة داخلية؛ يساعد إطار العمل الخاص به على تدفق المعلومات بسرعة أكبر ويمنع الانحراف عن مسارها.
إن قدرة المذكرة على تقديم استشارة للإدارة العليا والتي تمكنهم من اتخاذ الإجراءات المناسبة على وجه السرعة واتخاذ الخيارات الحاسمة، هي واحدة من أهم مزاياها.
من المعلومات السابقة، يمكننا استخلاص أن التقرير يتميز بكونه أشمل وأطول من المذكرة، التي تتسم بالمباشرة وتركز على إيصال الفكرة بشكل سريع.
في المقابل، يحتاج التقرير إلى وقت أطول للتحقيق والبحث في الحادثة أو الموضوع المعني ومن ثم عرض النتائج بتفصيل.
التنسيق القياسي للمذكرة الداخلية:
يحتوي أي نموذج مذكرة داخلية مُعد مسبقًا على المعلومات الثابتة التالية التي يجب أن تكون عادةً في بداية المذكرة ومنتصفها ونهايتها:
- اسم المستلم (أو المسمى الوظيفي) والعنوان واسم مرسل الرسالة.
- يمكن أيضًا تضمين التاريخ ورقم الهاتف الداخلي للقسم وأحيانًا موضوع الملاحظة.
- المحتوى مكتوب باللغة العربية القياسية في وسط الملاحظة، ولا توجد مقدمات مطولة قبل إدخال المعلومات.
- أضف اسمك وفي بعض الظروف، ختمًا إلى المذكرة في المواقف التي تتضمن ترقيات للموظفين.
- عادةً ما تكون المذكرة مختصرة (الحد الأدنى للمحتوى يتكون من سطرين تقريبًا)، ولكن في ظروف استثنائية يمكن أن تتجاوز الصفحة الكاملة طالما أنها مليئة بالمعلومات المباشرة بدلاً من التفاصيل.
كتابة مذكرة داخلية:
- إنه أمر بسيط ولا يستغرق وقتًا في كتابة مذكرة داخلية، سواء كنت طالبًا أو موظفًا غير معتاد على إنشاء النماذج الإدارية.
- تحضير البيانات الأساسية للمذكرة (الجهة المختصة بالمذكرة، المرسل، التاريخ… الخ).
- كتابة موضوع المذكرة.
- ابدأ الرسالة مباشرة بعبارات مهذبة مفيدة في العرض البسيط للمعلومات: نظرًا لأننا نخبرك بموجب هذا ونعلمك بموجب هذا، وما إلى ذلك.
- لتسهيل القراءة، تم تقسيم المذكرة إلى فقرات تحتوي على الكثير من المعلومات.
- على الرغم من أنه ليس من المعتاد، فإنه قد يتم إلحاق جملة موجزة مثل (تفضلوا بقبول خالص الشكر) في نهاية المذكرة.
- ثم يتم توقيع الخطاب.
- عند كتابة المذكرة، يجب أن تحتوي على معلومات دقيقة موجهة إلى الإدارة. من الأفضل استخدام التكنولوجيا لكتابة الرسالة إلكترونيًا قبل التوقيع عليها وختمها.
- ثم قم بتسليمها إلى الإدارة المختصة مع العامل المسؤول عن توصيل الرسائل.
كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
كتابة مذكرة داخلية هي طريقة بسيطة لنقل المعرفة ومن السهل الاحتفاظ بها والعودة إليها عند الحاجة، وغالبًا ما تكون مختصرة ومباشرة ولا تتطلب وقتًا للقراءة أو الكتابة.
يختلف محتوى المذكرة عن محتوى التقرير في أنه يقتصر على الاستخدام داخل النظام العملي أو المؤسسي، وهو أكثر إيجازًا ولا لبس فيه ويستخدم المعلومات المباشرة بدلاً من قضاء الوقت مع الإجراءات والتفاصيل.
خطوات كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية:
تم دمج هذه المذكرة في مناهج التعليم الثانوي الأول والثالث في المملكة العربية السعودية، وخاصة موضوع التعليم المهني. وذلك نتيجة التزامنا بتطوير كوادر جاهزة ومجهزة لسوق العمل. المبادئ التوجيهية لإعداد مذكرة تعليم مهني داخلية هي كما يلي:
- الخطوة الأولى والأكثر أهمية في كتابة مذكرة داخلية هي التخطيط. يتم التخطيط من خلال جمع معلومات شاملة حول موضوع المذكرة الذي يجب إعداده.
- تحديد نوع تصنيف المذكرة: (سؤال، معلومات، تقدير، إحاطة).
- كتابة الفقرة الافتتاحية للمذكرة (التاريخ، الموضوع، المرسل، معنى المذكرة).
- ابدأ في تحديد محتوى المذكرة.
- إذا كنت تريد التأكد من أن المذكرة تؤدي وظيفتها المقصودة، فاقرأها مرة أخرى.
- من أجل راحة القارئ، من المهم أن تتذكر استخدام لغة بسيطة وواضحة عند كتابة مذكرة داخلية.
النموذج التطبيقي:
شركة/
من/
إلى/
التاريخ: …./…./….
الموضوع/
نحيطكم علمًا بأن العامل/…………. قد تمت ترقيته إلى……… ويقوم باستلام مهامه الجديدة بدءًا من تاريخ …/…/…، هذا تقدير لأدائه الممتاز وتفانيه في المهمة التي أوكلت إليه طوال فترة… وللسنوات العديدة القادمة، نتمنى له الازدهار والتألق.
التوقيع: ………………. الختم: …………….
كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة
السيد/ مدير المدرسة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد
الموضوع/ تأخر تسليم الكتب
نظرًا لأن تسليم الكتب المذكورة في المذكرة يستغرق وقتًا أطول من المتوقع، فنحن طلاب الفصل نود إعلامك بأننا لم نحصل بعد على كتب الرياضيات والعلوم.
نظرًا للتأخير في توفير الكتب المذكورة أعلاه، يستغرق الأمر منا وقتًا أطول بكثير من بقية زملائنا في العمل في المدارس الأخرى، مما قد يكون له تأثير سلبي على التحصيل الدراسي في نهاية العام. كان من المفترض استغلال هذا الوقت في البحث ودراسة الموضوعات العديدة.
تحياتنا لكم.
الإمضاء:………………
كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة
يجوز للمشرف التربوي أو وكيل الوزارة أو أي عضو آخر في جهاز التعليم لديه القدرة على إفادة المدير بضرورة الشروع في هذا الأمر لكتابة مذكرة داخلية حول تفعيل الإجراءات داخل المدرسة.
بالإضافة إلى ذلك، قد يرسلها المعلم إلى مدير المدرسة أو مدرس معين، وما إلى ذلك من أجل البدء في تنفيذ الأنشطة الواردة في مذكرته.
تتوسع الأنشطة المدرسية وفقًا لإرشادات وزارة التربية والتعليم، والتي تتبنى فلسفة تعليمية حديثة وتركز بشدة على أهمية الأنشطة اللامنهجية في تكوين التلاميذ المنفتحين.
واستجابة لتحذير المدير من ذلك، نوجز ما يلي لكتابة مذكرة داخلية حول تنشيط الأنشطة المدرسية:
- غالبًا ما يتم تسليم هذا النوع من الرسائل إلى المدير، الذي يجب أن يوافق على بدء العمليات اللازمة لتفعيل الأنشطة.
- يجب أن تكون الرسالة موجزة ومكتوبة بشكل جيد.
- يذكر الغرض الدقيق المطلوب في حالة الرغبة في تنشيط مجموعة من الأنشطة دون الأخرى.
- في حالة توفر بحث أو تقرير عن النشاط الذي سيتم إطلاقه، فسيتم إعلام المدير به في المذكرة في حالة رغبته في قراءته.
- بداية المذكرة التي تحتوي على المعلومات الأساسية للمستند (المرسل، المرسل إليه، الموضوع، التاريخ).
- ابدأ كتابة المادة مباشرة باستخدام تعبيرات مثل: (نعلمك، نفهم، بالنظر إلى.. إلخ).
- ثم يتم توقيع الرسالة وإعادة توجيهها.
- يجب ختم المذكرة إذا كان المرسل لديه مركز سلطة على مدير المدرسة أو مشرف تعليمي.
تساعد الأنشطة في المدرسة الطفل على فهم من هو وميوله ونقاط قوته بشكل أفضل. كما أنها تساعد الأطفال على تعلم الأفكار المهمة مثل التعاون والعمل الجماعي والمنافسة العادلة. لضمان حصول التلاميذ عليها بأكبر قدر ممكن، يجب تمكينها في المدارس.
اطلع على: لتقديم شكوى وزارة التربية والتعليم نعرض لك أهم 4 فقرات
كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
قد تكون كتابة مذكرة داخلية للتقدير والتهاني بمثابة دليل على نمو الموظف في العمل، والذي قد يستخدمه لدعم مطالبته بالترقية في المستقبل.
تعتبر هذه المذكرة شرفًا للموظف في وظيفته ويمكن طلب وضعها في ملفه في المنظمة. وهي تختلف عن خطاب الامتنان من حيث إنها أكثر رسمية وأكثر جدارة بالثقة داخل أروقة المؤسسة.
تتمثل إحدى فوائد المذكرات الداخلية بشكل عام في إيجازها، الأمر الذي يتطلب وقتًا أقل للتحضير والتطبيق العملي وسهولة الحفظ والاعتماد على المعلومات التي تقدمها.
خطوات كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
بالإضافة إلى ذلك، ليست هناك حاجة لإجراء تحقيق متعمق في المعلومات التي تتضمنها. لذلك، باستخدام المعلومات المقدمة أعلاه والطرق المدرجة أدناه، يمكنك صياغة كتابة مذكرة داخلية:
- يشير إلى موضوع المذكرة وتاريخها والشخص الذي سيتم توجيهها إليه.
- نص المذكرة: هذا هو المكان الذي يكتب فيه محتوى المذكرة. في حالة التهنئة، هذا هو المكان الذي يذكر فيه اسم المستلم ورتبته، إلى جانب شرح واضح لسبب وجوب شكرهم. يتبع ذلك شرح للمكافأة، والتي عادة ما تكون توصية مباشرة أو ترقية.
- ختام المذكرة: تختلف عن الخطابات؛ تستخدم عند الاقتضاء وفي معظم الحالات، يتم توقيع المذكرة وختمها دون استخدام عبارة ختامية.
- يوصى بكتابة المذكرة على الكمبيوتر قبل طباعتها بمجرد الانتهاء من الإعداد.
- للتأكد من أن التاريخ المدون على المذكرة دقيق وأن الموظف يشعر بأنه يعتز به ويعتني به، يجب تسليم المذكرة في يوم إنشائها نفسه.
النموذج التطبيقي:
المذكرة الداخلية لشركة ما هي نسخة مصغرة من تقرير كبير؛ إنه يعمل على نقل رسالة أو إبلاغ الرؤساء بالأحداث في العمل، ولكنه قد يكون أيضًا بمثابة رسالة امتنان لشخص معين أو قسم معين.
شركة:…………….
تاريخ: …/…/…
مذكرة داخلية إلى:……….
الموضوع:……….
السيد./…………………. حصل على هذا التقييم…………… طوال فترة عمله معنا في المؤسسة، والآن بعد أن أكمل واجباته بنجاح كبير ونتائجها أمامنا جميعًا، نهنئ الشخص المذكور على إنجازاته وأعطاه مكافأة كبيرة مقابل تقدمه في المستقبل.
الإمضاء:………………
الختم:………………….
ومع ذلك، فإنها تظل حاسمة وأحد أركان الشؤون الإدارية الرسمية، بغض النظر عن الطريقة التي يتم من خلالها العمل.
وللحصول على خدمات كتابة مذكرة داخلية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
